Från 1 april 2019 tar offentliga verksamheter bara emot elektroniska fakturor

Hög tid att förbereda sig för PEPPOL.

Publicerad | Fakturering
Har ditt företag kunder inom offentlig sektor? I så fall är det hög tid att tänka över hur du ska kunna fakturera i framtiden. Dags att ställa om till PEPPOL.

Från 1 april 2019 är alla offentliga verksamheter som myndigheter, kommuner och landsting tvungna att ta emot fakturor elektroniskt. Det gör en del leverantörer nervösa. Det innebär i praktiken att alla leverantörer tvingas anpassa sina faktureringsrutiner.

Det där med ”e-faktura” är dessutom inte hela sanningen. Det ska vara e-fakturor enligt europeisk standard, PEPPOL. Det är ett nätverk där alla offentliga företag och organisationer som tar emot fakturor ska vara anslutna.

– Beroende på vad som är avtalat kan du även leverera din faktura i annat format, förutsatt att din kund kan ta emot dem, säger Susanne Granath på Svea Ekonomi.

Som företagare kommer du till och med att kunna fortsätta skicka pappersfakturor ett tag, i alla fall om du har ett avtal som är tecknat före den 1 april 2019.

– Skickar du pappersfaktura kommer du säkert ändå att få betalt under en period. Men ganska snart kommer du behöva anpassa din fakturering till den europeiska standarden för att få betalt, säger Susanne Granath.

Tanken med e-fakturan är att ingen mänsklig hand ska behöva ta i fakturan, ingen ska behöva ankomststämpla den, och den kan inte läggas på hög. Den ska bara flöda genom systemet och gå rakt in i bokföringen. Därför fungerar inte pappersfaktura och inte heller faktura via mail. Teoretiskt sett innebär det att betalningarna borde ske snabbare än i dag. Men givetvis måste även e-fakturor gå igenom ett attestförfarande.

De stora ekonomisystemen är förberedda

De stora ekonomisystemen, som Hogia, Visma med flera, har redan förberett sig för förändringen. Men vissa företag har egna ekonomisystem som i så fall måste kompletteras, vilket kan bli dyrt. Då kan lösningen vara att vända sig till tredje part som får sköta faktureringen.

– Riktigt små företag som kanske bara har en enda offentlig kund kan få problem att fakturera. Ett annat problem kan vara att kunden, till exempel enskilda kommuner, inte har följt med i den här nyheten och inte anslutit sig till PEPPOL, säger Stefan Ericson, expert på betalningar på Svea Ekonomi.

Den myndighet som ”äger” e-fakturafrågan är Digg. Vill du läsa mer om de nya e-fakturareglerna, gå in på www.digg.se.

Publicerad