När AI flyttar in på ekonomiavdelningen

Många företag lägger fortfarande mycket tid på manuella moment, som exempelvis fakturahantering, avstämningar och rapportering. AI-baserade lösningar kan automatisera stora delar av dessa arbetsflöden och skapa en smidigare ekonomi- och administrativ process. Fördelen är tydlig: mindre tid på administration och mer tid på analys, affärsutveckling och kundnära arbete.

– Den direkta vinsten blir att man frigör tid för mer kvalificerade arbetsuppgifter. Men AI-automatisering är också viktigt för att vara konkurrenskraftig och skapa en attraktiv arbetsplats, säger Camilla Carlsson, auktoriserad redovisningskonsult på FAR som är en branschorganisation inom redovisning, revision och rådgivning.

Vilka delar av ekonomiavdelningens arbete lämpar sig bäst för AI-automatisering i dag?

– Flöden som till exempel kund- och leverantörsreskontra har stor potential att kunna AI-automatiseras. Mitt råd är därför att börja med e-fakturor för att effektivisera leverantörsreskontrahanteringen – matchning av betalning och digitala godkännanden – och kundreskontrahanteringen – matchning av betalning mot faktura och köporder, säger Camilla Carlsson.

Starka prognoser

AI skapar också nya möjligheter att fatta bättre beslut. Genom att snabbt analysera stora mängder data kan tekniken förutse kassaflöden, upptäcka risker i ett tidigt skede och identifiera trender i både kostnader och kundbeteenden. Detta ger ett starkt underlag när man ska prioritera investeringar, optimera prissättning eller planera för kommande perioder. 

–  AI-verktygen kan bidra till att minska risken för fel och säkerställa korrekt hantering av data. Men det är samtidigt viktigt att vara kritisk och fortsatt betrakta AI-verktygen som arbetsredskap och inte se resultatet som en absolut sanning. I de fall systemen är felkonfigurerade kan uppsatta regler leda till stora fel eftersom misstaget då kan upprepas, säger Camilla Carlsson.

Hur säkerställer man datakvalitet, regelefterlevnad och transparens när AI används i ekonomiprocesser?

– Det är viktigt att överväga de etiska aspekterna. Det inkluderar att säkerställa att teknologin används på ett sätt som är rättvist och transparent. Företag måste också ha kontroller på plats för att övervaka användningen av AI och säkerställa att gällande regler och lagar följs. De behöver också ta fram riktlinjer och policy för att säkerställa att styrdokument finns på plats. Man behöver sedan kommunicera detta och utföra kontinuerlig träning tillsammans med personalen, säger Camilla Carlsson.

Utbilda och samarbeta

Den snabba tekniska utvecklingen ställer självklart nya krav på företag. Datakvalitet och tydliga processer blir avgörande för att AI ska fungera som tänkt, och medarbetarna behöver förstå hur systemen ska användas i vardagen. 

– För att komma igång med förändringsresan är det viktigt att utbilda och involvera medarbetarna. Det krävs också att ledningen i företaget har detta som top of mind för att kunna skapa en kultur som främjar en AI-utveckling och gör gärna kompetensutveckling till en naturlig del av vardagen. Det stärker både medarbetarnas engagemang och konkurrenskraften, säger Camilla Carlsson.

I praktiken handlar det dock sällan om att bygga komplexa lösningar från grunden. I stället väljer många företag att arbeta med externa partner och skalbara digitala verktyg som går att anpassa efter verksamhetens behov och tillväxtplaner.

Så lyckas du med AI på ekonomiavdelningen

• Börja smått och skalbart. Testa AI i ett avgränsat flöde, som leverantörsreskontran, för att snabbt se konkreta resultat.
• Säkerställ god datakvalitet. AI är helt beroende av strukturerad och korrekt information för att fungera optimalt.
• Involvera teamet tidigt. När medarbetarna förstår syftet och arbetssätten blir förändringen betydligt smidigare.
• Utgå från affärsnytta: Låt verksamhetens mål styra vilka områden som ska automatiseras och digitaliseras.
• Följ upp och mät effekterna: Identifiera vad som ger störst värde och skala upp de delar som fungerar bäst.

Detta är FAR

FAR är en branschorganisation inom redovisning, revision och rådgivning, med runt 5 000 medlemmar och 900 medlemsföretag. 
FAR är också ett av Sveriges största privata utbildningsföretag inom ekonomiområdet, med 400 utbildningstillfällen årligen. FAR Online är dessutom den ledande tjänsten för digital tillgång till regler och handledning inom ekonomiområdet.