Nya rutiner för arbetsgivar­deklarationer från 1 januari 2019

Övergången till arbetsgivardeklaration på individnivå går överraskande bra, enligt Skatteverket. Men det finns saker som kan krångla, så det gäller att förbereda sig.

Från och med 1 januari 2019 ska alla arbetsgivare redovisa löneutbetalningar och skatteavdrag individuellt för varje anställd varje månad. Eller med andra ord: Det blir som att lämna kontrolluppgift varje månad i stället för en gång om året. Man kan också uttrycka det så här: Istället för att bara skicka in själva arbetsgivardeklarationen, skickar man även in underlaget för varje individ.

Syftet är enligt Skatteverket att minska administrationen och skapa en mer rättvis konkurrenssituation. Verket menar att genom att den årliga kontrolluppgiften tas bort, fördelas arbetet ut över hela året och arbetsgivarna slipper arbetstoppar.

Viktigt att göra rätt från början

En av konsekvenserna är att det nu blir ännu viktigare att löneuträkningarna blir korrekta från början. Då behövs nya rutiner och processer. För de som har löneadministrationssystem behöver jobbet kanske bara göras en gång – sen flyter det på. För små företag finns det e-tjänster som ska underlätta rapporteringen, även för de som inte har lönesystem. Men det är inte säkert att alla kommer att uppleva någon administrativ lättnad.

Ett problem kan uppstå när det handlar om hur man ska göra rättelser i framtiden. Om företaget exempelvis har betalat ut en lön felaktigt, måste den anställde betala tillbaka den innan redovisningsperioden är stängd. Detta för att undvika att behöva betala tillbaka bruttoersättningen, alltså inte bara det som kommer på bankkontot utan även skatteavdraget.

– Det är kontantprincipen som styr och i vissa fall kan det uppstå problem om inte rätt löneunderlag kommer in i tid, säger Zennie Sjölund, branschansvarig för löner på Srf konsulterna.

Hon nämner ett exempel: Om en anställd skriver en reseräkning och uppger att hen fick mat i samband med resan, ska måltiderna förmånsbeskattas. Men många kommer in med sina reseräkningar sent och då måste man gå tillbaka kanske flera månader för att rätta. Som tur är har Skatteverket gått med på en respit just när det gäller kostförmån.

– Nu kan man vänta ett par månader. Om en anställd får en måltid i mars är det ok att registrera den i april, säger Zennie Sjölund.

Ett annat problem hon pekar på är om en anställd slutar och får en för hög slutlön. I värsta fall kan den som har slutat få en negativ bruttolön, alltså en skuld. Det kan bli marigt att rätta eftersom det inte längre finns någon löpande månadslön att reglera mot.

Ytterligare en svårighet gäller anställda som har tjänstebil. Den som kör mer än 3 000 mil per år har rätt till sänkt förmånsvärde med 25 procent. Om man har beräknat att köra mer än 3 000 mil men inte kommer upp i gränsen, måste skatten justeras i efterhand på rätt månad.

Läs mer om de nya reglerna på Skatteverkets hemsida.

Även sjuklönen ändras vid årsskiftet

Den 1 januari 2019 ändras också sjuklönen då karensdagen ersätts av ett karensavdrag. Det innebär att arbetsgivaren ska dra av 20 procent av sjuklönen.

En anledning till den här förändringen är att man som anställd inte ska kunna ta sjukledigt mot slutet av dagen för att på det sättet gå runt karensreglerna. För dem som har flera olika arbetsgivare kunde den tidigare karensdagen slå alltför hårt, eftersom man kunde få en karensdag från varje arbetsgivare. Nu anses alltså ”självrisken” vid sjukdom blir mer rättvis.