Slik kan inkassosaker hjelpe bedriften til å bli bedre

I fjor sendte norske bedrifter 7,9 millioner saker til inkassoselskaper, som inndrev nesten 30 milliarder kroner, ifølge årsstatistikken til Virke.

Med så store utestående beløp sier det seg selv: For å sikre din egen bedrift, må du klare å drive inn pengene som kundene skylder deg.

– La oss si at 10 prosent av kundene ikke betaler for seg. Det høres kanskje ikke mye ut. Men 10 prosent er forskjellen mellom overskudd og underskudd for mange bedrifter. Derfor holder det ikke at de fleste fakturaene blir betalt. Du må få kontroll også på de siste prosentene, sier sales manager Petter Rossbach i Svea Finans.

Finansieringsselskapet har nå utviklet en løsning som sikrer både dette – og kan hjelpe bedrifter til å identifisere potensielle problemområder.

Inkasso for å sikre bedriften

Punkt nummer én når det gjelder inkassosaker, er nær sagt selvfølgelig: Du må få inndrevet så mange som overhodet mulig av bedriftens utestående fordringer. Samtidig må du gjøre det på en profesjonell og hyggelig måte, slik at gode kunder fortsetter å være gode kunder.

Der er tidsaspektet viktig. Som bedriftsleder må du ha kontroll over fakturaene, slik at eventuelle purringer og inkassovarsler blir sendt så fort som mulig etter at betalingsfristen har utløpt.

– Innfordring er en ferskvare. Jo fortere vi får kravet, jo raskere får vi løst det, sier Rossbach.

– Går det for lang tid, vil både du og kunden ha glemt detaljene i saken. Da blir dialogen dårlig og konfliktnivået høyere i saker hvor kunden mener at han ikke har fått det han var lovet. Og kunden kan være konkurs, ha flyttet til ukjent adresse, eller i verste fall være død, legger han til.

Kontroll over bestridte krav

Svea Finans har nå lansert en ny kundeweb som gir inkassokundene langt bedre oversikt over alle sine inkassosaker.

Akkurat som i en nettbank får de der raskt oversikt over antall saker, beløp, og hvor hver enkelt sak står. Kundeweben gjør det også enkelt for bedriftene å holde tungen i rett i munnen når den som skal betale, har innsigelse til fakturaen eller bestrider hele kravet.

– Da får inkassokunden en melding i innboksen, og kan laste opp dokumentasjon som ordrebekreftelse eller et bilde av det utførte arbeidet. Dermed slipper han å lete gjennom hele mailboksen for å finne korrespondansen til hver enkelt inkassosak, sier Petter Rossbach.

I motsatt ende av programmet sitter Svea Finans’ inkassomedarbeidere og løser saken, nå med dokumentasjonen de trenger for å gå videre.

 

Inkasso og forbedringspotensial

Det oversiktlige brukerpanelet gir også en fantastisk tilleggsmulighet: Du kan bruke inkassosakene til å forbedre din egen bedrift.

– Ikke bare har du alle sakene ett sted. Du kan også sortere dem, for eksempel på underavdeling. Dermed kan du for eksempel finne ut at én bestemt underavdeling har uvanlig mange saker. Du kan da se nærmere på disse sakene, og analysere hvorfor avdelingen skiller seg ut. Det kan igjen gi grunnlag for nye rutiner, understreker Rossbach.

Den gode oversikten gjør det også lettere å bedømme hvilke kunder du bør handle videre med og hvilke du bør droppe, og hvorfor det ble en innsigelse mot fakturaen forrige gang.

Inkassoløsningen lar seg naturligvis integrere med bedriftens eget fakturasystem, slik at forfalte fakturaer automatisk blir oversendt når betalingsfristen er ute. Slik kan du spare store ressurser, som du heller kan bruke til å gi bedre kundeservice.