Digitalisering blir viktigere på stadig flere områder. Stadig flere prosesser i forretningsdrift blir datastøttet. Integrerte systemer handler om å få disse systemene til å kommunisere. Dette kalles gjerne ERP, altså Enterprise Resource Managment, og det er den internasjonale betegnelsen på programvare som støtter opp om flere bedriftsvirksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi. Målet med integrerte systemer er å håndtere virksomhetens informasjon, og tilfredsstille behov for styring og administrasjon, og har vært vanlig i store bedrifter i mange år. Men de siste årene har ny teknologi gjort det enklere for små og mellomstore bedrifter å ta i bruk slike løsninger, og man ser en voldsom vekst i bruk av integrerte systemer hos små og mellomstore bedrifter.
Mange «puncher» fortsatt
Vi i Svea Finans merker også økt interesse fra kunder og samarbeidspartnere for slike integrerte løsninger.
– Utviklingen går fort nå, og etterspørselen har eksplodert det siste året, sier Jostein Vingsand, leder for integrasjoner i Svea Finans.
– Grunnen er først og fremst at teknologien blir bedre, enklere, billigere og mer tilgjengelig, men også fordi bedriftene forstår at de må bruke mulighetene som ligger i teknologi og digitalisering for å være konkurransedyktige. I tillegg ser vi at kundene krever mer av slike systemer, forteller han.
Før hadde man gjerne ulike systemer for alt fra regnskap til rapporteringsgenerator, men nå ønsker man mer samhandling mellom systemene. Samtidig sitter mange bedrifter fortsatt med halvmanuelle løsninger der de puncher inn tall og sender inn data. Den store fordelen med integrerte systemer er jo nettopp at data sendes begge veier, og alt skjer i sanntid.
Flere fordeler for små og mellomstore bedrifter
Det amerikanske nettmagasinet Business.com trekker fram tre fordeler ved å bruke ERP for små og mellomstore bedrifter:
-
Mer transparens
I små og mellomstore bedrifter har ansatte ofte flere roller og mange hatter - og det å ha åpenhet og god informasjonsflyt er viktig. Ved å ha integrerte systemer vil man ha langt bedre tilgang til informasjon på tvers av avdelinger, noe som kan gi færre feil og reduserte kostnader.
-
Bedre beslutninger
Å ha mer og bedre informasjon gjør at du kan ta velinformerte beslutninger - raskere. Dette er selvfølgelig en stor fordel, både i arbeidshverdagen og for å ha oversikt over det store bildet, som du som leder må ha.
-
Økt produktivitet
Å la systemene «gjøre jobben» vil frigjøre tid, gjøre bedriften mer produktiv og legge til rette for vekst.
Fokus på sikkerhet
Det høres flott ut, men ERP er selvfølgelig ikke bare-bare.
– For oss som jobber med å utvikle teknologi er det jo viktig å lage løsninger som er enkle å bruke, også for de som ikke «snakker språket», forklarer Vingsand.
Hos Svea Finans utvikles slike systemer in-house, og gjerne i samarbeid med kundene. På den måten får man bedre forståelse for hva kundene faktisk trenger.
– Hva som er teknisk mulig, ligger ofte litt i forkant av hva folk bruker, sier Vingsand.
– I høst gjennomførte vi derfor et større prosjekt der vi analyserte trender, evaluerte teknologien som er tilgjengelig og gjennomførte grundige kundeintervjuer for å kartlegge hva kundene ønsker. Det aspektet er jo ikke uviktig når man utvikler teknologi - og vi har brukt dette for å lage et system som er effektivt og enkelt. Vi tilbyr integrerte løsninger mot de fleste store regnskapssystemene, har gode løsninger for skybaserte systemer og mange finesser som gjør arbeidshverdagen din enklere.
En ting er at slike integrerte løsninger gjør arbeidsdagen enklere, men også tryggere.
– Gode integrerte løsninger gjør det langt enklere å etterleve ulike krav og reguleringer.
Et eksempel her er det mye omtalte GDPR: Å sende personopplysninger per e-post er ikke greit, men ved å bruke integrerte løsninger går all trafikken gjennom et sikkert system. Sikkerhetsaspektet er enormt viktig, og noe vi heldigvis ser økt fokus på. Kundene velger ikke det billigste, men ser på hva de får for pengene i form av effektivisering og sikkerhet.
Gjør det, men gjør det riktig!
En utfordring er å realisere verdiene som ligger i slike systemer. For det koster - både det å investere i teknologi og det å implementere nye måter å jobbe på. Endring er ikke alltid enkelt.
En undersøkelse gjort av det amerikanske analysebyrået Panorama fant at svært mange slike integrasjonsprosjekter overskrider budsjettet, over halvparten endte over budsjett. I tillegg underleverte 41 % av prosjektene.
– Hvordan kan man komme i gang på en god måte?
– Hadde jeg vært bedriftsleder så hadde jeg fokusert på en god og kontrollert oppstart, sier Vingsand.
– Overgangen til nye systemer kan være kronglete, og det er viktig å ha avklart roller og ansvarsfordeling. Hva kan du forvente av support, for eksempel? Det viktige er at du finner løsninger som fungerer for din bedrift, som gjør at du kan fokusere på kjernevirksomheten - og tjene penger.
Og apropos tjene penger:
– Et aspekt ved integrerte systemer som jeg mener er litt underkommunisert, er hvor viktig slike gode løsninger er for dine kunder. Gode betalingsløsninger bedrer kundeopplevelsen: Tenk å få betale direkte i stedet for å vente på faktura i posten og knote med KID! For deg betyr slike systemer at faktura går ut, pengene kommer på konto dagen etter, reskontro oppdateres og alt skjer i sanntid - uten at du trenger å bruke tid og energi på det. Det er tross alt det det handler om - ved å bruke teknologi og automatisere oppgaver får du mer tid til det du er god på.