Å drive inn forfalte pengekrav er komplisert – men nødvendig. Her får du en oversikt over korrekt prosedyre ved inkasso og våre beste tips til en ryddig og profesjonell prosess.
Leksikondefinisjonen av inkasso er: inndrivning av forfalte pengekrav.
Som næringsdrivende er du avhengig av å få betalt for det du leverer. Dessverre er det alltid noen kunder som ikke betaler, og du må drive inn de forfalte pengekravene, altså gå til inkasso.
Å kreve inn forfalte pengekrav kan være en omstendelig prosess, og det er viktig at det blir gjort korrekt. Inkassovirksomhet er strengt regulert, og det er viktig å ha orden i papirene og opptre profesjonelt. Samtidig er det viktig at man framstår som ryddig og høflig overfor kunden.
Når man driver inkasso er ingen saksgang lik. Samtidig er det en prosedyre som skal følges – og mye man kan gjøre for at prosessen blir så smidig og effektiv som mulig. Gode, integrerte systemer gjør også jobben langt enklere.
For å unngå at fakturaer går til inkasso er det viktig med gode rutiner, både for salg og oppfølging av fakturaer.
For å unngå konflikter mellom kunde og leverandør er det viktig å ha klare kontrakter og avklarte vilkår. I tillegg bør du risikovurdere kundene. Norske bedrifter har generelt sett blitt langt flinkere til å kredittsjekke kundene, og dette er et viktig forebyggende tiltak som kan spare deg for mye ekstraarbeid.
Samtidig vil det alltid være noen som ikke gjør opp for seg, og man må ta saken til inkasso.
Her guider vi deg gjennom prosessen.
Når har et pengekrav forfalt?
Når du sender ut faktura setter du en betalingsfrist eller forfallsdato. Begrepene har samme betydning. Du skal kunne disponere pengene på den datoen som er angitt. Dersom datoen faller på en lørdag, søndag eller helligdag skyves forfallsdato til nærmeste etterfølgende hverdag.
Tips: Mange bedrifter har en standard de følger, men her har man muligheter til å gi ulik kreditt til ulike kunder. Selv om du vanligvis gir 30 dagers kreditt, er det ingenting i veien for å sette en kortere frist (for eksempel 14 dager) dersom det er hensiktsmessig. Da er det viktig at dette reguleres i kontrakten, så vilkårene er helt klare.
Hvis faktura ikke betales ved forfall
Vi anslår at rundt 15 % av fakturaer ikke betales ved forfall. Hva nå?
Du kan sende purring eller inkassovarsel allerede fra første dag etter forfall, men du kan først legge til purregebyr etter 14 dager.
En bedre løsning kan være å sende en betalingspåminnelse, for eksempel på SMS, fem dager etter forfall. Ofte skyldes manglende betaling rett og slett en forglemmelse, og en slik påminnelse er effektiv – og blir tatt godt i mot hos kunden. Dette er viktig, man ønsker å behandle kundene sine godt i slike prosesser.
Etter 14 dager har du anledning til å legge til et purregebyr. Maks sats på dette er 70 kroner per 1. januar 2017. Det skal ikke beregnes merverdiavgift på gebyrer ved purring.
Tips: En viktig merknad her er at du har mulighet til å legge til forsinkelsesrenter etter EUs direktiv om forsinkelsesrenter, etter visse vilkår. Dette gjelder alle kommersielle transaksjoner med andre bedrifter og offentlige myndigheter, altså ikke privatpersoner. Vilkårene er at du har oppfylt dine kontraktsmessige og juridiske forpliktelser, samt at kunden er ansvarlig for forsinkelsen. Dette er ikke førstevalget for mange, men dersom en kunde viser gjentagende dårlig betalingsvilje kan det være en mulighet.
Inkassovarsel må merkes tydelig og det skal gå klart fram at saken vil sendes videre til inkasso dersom kravet ikke blir betalt.
Fra april 2017 er det ikke lenger påbudt å sende inkassovarsel og andre varsel som brev i posten. Men inkassolovens § 3a stiller krav til at varselet skal sendes på en betryggende måte, så selv om man i teorien kan sende slike krav via trygge elektroniske løsninger som Digipost, vil de fleste foretrekke å sende brev. Mot næringslivet er brev den desidert vanligste formen.
Det er mottaker som står ansvarlig for mottakelsen, men du må kunne sannsynliggjøre at varsel ble sendt.
Inkasso
Som sagt er det rundt 15 % av alle fakturaer som ikke betales til forfall. Av disse er det igjen rundt 15 % som går videre til inkasso. Det vil si at dersom prosedyre med purringer og inkassovarsel er gjort – og gjort korrekt – kan du starte inkasso.
Du kan velge å utføre det selv, eller overlate det til en tredjepart, som et inkassoselskap eller advokat. Det kalles henholdsvis egeninkasso eller fremmedinkasso.
Det er viktig å være oppmerksom på at inkassoloven kommer til anvendelse ved begge formene for inkasso. Men flere av lovens bestemmelser gjelder bare for «inkassovirksomhet», som er definert i inkassoloven §2.
Med inkassovirksomhet menes kommersiell inndriving av forfalte pengekrav for andre, og oppkjøp av forfalte pengekrav og egen inndriving av disse. Det fremgår av den enkelte paragraf om den gjelder for inndriving av forfalte pengekrav generelt, eller bare for «inkassovirksomhet». Inkassovirksomhet krever konsesjon fra Finanstilsynet, og er strengt regulert.
Når fordringen går til inkasso, må du sende en betalingsoppfordring. Den kan tidligst sendes 14 dager etter at inkassovarsel er sendt, og den skal ha minimum 14 dagers betalingsfrist.
Det er også krav til hva en slik betalingsoppfordring skal inneholde:
- Fordringshavers navn
- Hva kravet gjelder
- Kravets størrelse og spesifikasjon av hovedkrav og tilleggskrav (renter, gebyrer, o.l.)
- Sats på eventuell forsinkelsesrente og beregningstidspunkt
- Konsekvenser ved ikke å betale
- Retten til å kreve nemndsbehandling etter paragraf 22 (dersom skyldner er forbruker)
Nå er prosedyren i gang. Men bør du ta direkte kontakt med kunden for å komme i dialog og finne en løsning? Vår erfaring er ja. Ved å ta tidlig kontakt løses svært mange saker på en bra måte, til beste for begge parter.
Tips: Ofte er det bare en telefon som skal til, og saken løses raskt. De aller fleste inkassosaker løses tidlig i prosedyren, og en profesjonell og høflig innstilling kan gjøre stor forskjell. Du har mulighet til å finne løsninger og inngå avtaler som nedbetalingsavtaler dersom kunden sliter med å betale, men det er ikke noe krav.
Hva om kunden har innsigelser til kravet
Krav der det foreligger en innsigelse/tvist mellom kunde og leverandør, kan ikke sendes til inkasso, og du kan følgelig heller ikke sende inkassovarsel på slike krav. Dersom en skyldner fremmer en klage på en tjeneste eller vare, er kravet omtvistet og inkasso må stoppes umiddelbart.
Vanlige innsigelser kan være om selve fakturaen, som at kunden mener å ikke ha mottatt faktura, eller er feilfakturert. Noen ganger kan det handle om uenighet om leveransen, da er det viktig å ha en god kontrakt og klare vilkår for handelen som utgangspunkt.
Slike innsigelser må håndteres i hvert enkelt tilfelle, og kan ikke sendes til inkasso. Dersom man ikke finner en løsning må saken tas til Forliksrådet. Dersom innsigelsen fra kunden kommer etter at du har startet inkasso må også saken tas til Forliksrådet.
Tips: Dersom det oppstår en tvist er det svært viktig å ha dokumentasjon, så forsøk å ha skriftlig kommunikasjon og ta vare på all dokumentasjon til eventuell videre saksgang.
Rettslig inndrivning
De aller fleste saker løses utenomrettslig. Men ved stadig manglende betaling kan du ta saken til rettsapparatet for å få hjelp til å drive inn kravet.
Du kan sende en forliksklage til Forliksrådet i skyldnerens kommune, det kan du lese mer om her.
Du kan sende en utleggsbegjæring til Namsmannen dersom du tror det er mulighet for å få pant i eiendom og løsøre, eller trekk i lønn så gjelden blir betalt. Videre skritt er begjæring om tvangssalg. Mer informasjon om tvangsfurrbyrdelse finner du her.
Dersom skyldneren er en bedrift, kan det være mulig å få inn kravet gjennom konkurspågang. Det er en prosess som består av konkursvarsel, konkursbegjæring og åpning av konkurs.
Følg god inkassoskikk
Du som kreditor eller inkassobyrået du har engasjert må opptre i samsvar med god inkassoskikk. Det vil si at man ikke får bruke metoder som utsetter skyldner for urimelig påtrykk, skade eller ulempe. Hvis kreditor eller inkassobyrået bryter god inkassoskikk, kan konsekvensene bli at hele eller deler av omkostningene ved inndrivingen kan falle bort. Merk at dette ikke gjelder kravet, kun omkostningene ved inndrivningen.
I følge Forbrukerrådet er det i strid med god inkassoskikk hvis for eksempel:
- kunden får feilaktige opplysninger om konsekvensene av at å ikke betale
- det kommer frem opplysninger om at saken vil bli kjent for venner eller familie hvis kunden ikke betaler
- kunden blir oppsøkt personlig på en krenkende måte, for eksempel på jobben
- det drives telefoninkasso sent på kvelden, om natten, eller på helligdager
- det blir drevet inn krav som er åpenbart grunnløse eller omtvistede ved ordinær inkasso
- det blir registrert en betalingsanmerkning når kravet er omtvistet
- kunden blir tilbudt lån for å dekke fordringen
Kilde: forbrukerradet.no