E-factureren? Krijg antwoord op 8 vragen over e-facturen, UBL & XML

E-facturatie (elektronische facturatie) wordt steeds meer geaccepteerd en toegepast binnen de boekhouding van ondernemers. Het is namelijk goedkoper, veiliger & efficiënter. Bovendien kan de politiek e-facturatie in de nabije toekomst verplicht gaan stellen. Waarom? Er is een EU-richtlijn voorgesteld die eist dat elke factuur straks via de fiscus loopt om btw-fraude te bestrijden. Zo kunnen overheden beter handhaven op het betalen van belastingen. Maar dit proces is alleen mogelijk met e-facturen. Breng het e-facturatieproces van jouw bedrijf daarom zo snel mogelijk op orde! 

René van ’t Hof, CTO bij Svea, beantwoordt 8 veelgestelde vragen over e-facturen, UBL & XML. Zodat jij bent voorbereid! 

1. Betekenis: wat is een e-factuur?

De betekenis van een e-factuur is elektronische factuur die bestaat uit een gestructureerd, digitaal bestand (géén pdf), waarin alle gegevens op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben. Daardoor kunnen systemen de informatie in e-facturen direct inlezen en automatisch verwerken. René vertelt: “Deze digitale factuur wordt elektronisch verzonden, ontvangen en verwerkt ter vervanging van papier. In plaats van pdf is het standaard formaat voor elektronische facturen UBL (Universal Business Language) opgemaakt in een XML-bestand (eXtensible Markup Language). Op deze manier automatiseer je het hele facturatieproces, van het aanmaken van de factuur, tot het betalen en verwerken in de boekhouding.” 

2. Hoe werkt e-factureren?

E-facturering is het proces van verzenden, ontvangen, verwerken en archiveren van elektronische facturen. Het is onderdeel van de financiële administratie in een bedrijf: het debiteuren- en crediteurenbeheer. Het e-facturatieproces is als volgt:

1. Creatie
   Je stelt indien mogelijk in jouw administratie- of boekhoudsoftware in dat je e-facturen wilt versturen. Voor elke debiteur die een e-factuur wil ontvangen, dient een e-mailadres aanwezig te zijn. Daarna kun je een factuur aanmaken.
   
   
2. Verzending
   De aangemaakte e-factuur wordt via e-mail verstuurd aan de debiteur. 
   
   
3. Ontvangst
   De debiteur krijgt de e-factuur binnen per e-mail.
   
   
4. Validatie
   Afhankelijk van het boekhoudpakket worden de ontvangen e-facturen automatisch gevalideerd op juiste gegevens en verwerkt.
   
   
5. Betaling
   Je betaalt binnen de overeengekomen betalingstermijn.
   
   
6. Archivering
   De e-factuur wordt opgeslagen in het digitale archief van je boekhoudsysteem. 

3. Hoe kan ik direct een e-factuur maken?

Het aanmaken van e-facturen kan eenvoudig in jouw administratie- of boekhoudsoftware. René: “Meestal heeft een boekhoudpakket standaard alleen pdf aanstaan voor het digitaal versturen van je facturen. Indien mogelijk (afhankelijk van het boekhoudpakket) kun je ook instellen dat je e-facturen wilt versturen. Hierbij heb je de keuze om altijd of alleen bij bepaalde relaties een e-factuur te genereren. Zo maak je eenvoudig elektronische facturen via je boekhoudsoftware.”

Raadpleeg jouw leverancier voor meer informatie. Lees snel verder bij vraag 6 en ontdek de belangrijkste e-boekhoudprogramma’s op een rij. 

4. Wat zijn elektronische factuurstandaarden, zoals UBL & XML?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een gestandaardiseerde indeling ontwikkeld door OASIS voor het uitwisselen van zakelijke documenten & transactiegegevens tussen bedrijven. Veelal opgemaakt in een XML-bestand. René: “UBL is een gemeenschappelijke taal & structuur, om informatie in e-facturen te coderen, zoals het factuurnummer, de details van koper en verkoper, de beschrijving en prijs. Hierdoor kunnen bedrijven over de hele wereld dezelfde documenten uitwisselen en begrijpen, ongeacht de gebruikte software of systemen.”

XML staat voor eXtensible Markup Language. René vervolgt: Een XML-bestand is een veelgebruikte metagegevensmarkeringstaal om gegevens te structureren, markeren en representeren voor zowel mens als computer. Tags in een XML-format maken de structuur en betekenis duidelijk. Deze tags worden omringd door openings- en sluitingshoekhaakjes: “<” en “>”.”

Kortom, XML is een algemene taal voor het structureren van gegevens, terwijl UBL een specifieke toepassing is van bijvoorbeeld XML. Door middel van UBL en XML kunnen bedrijven dus eenvoudig elektronische gegevens uitwisselen en verwerken in boekhoudsystemen.”

UBL-factuur voorbeeld

We laten je graag een deel van een UBL-factuur voorbeeld zien. Hierin staan enkele basisgegevens. Denk aan: het factuurnummer, de factuurdatum, informatie van de leverancier, informatie van de klant en het factuurbedrag. UBL is voor mensen lastig te lezen, maar voor computers eenvoudig te verwerken. Zo hoef jij minder handelingen te verrichten. 

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <ID>123456789</ID>
  <IssueDate>2023-06-15</IssueDate>
  <InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
  <AccountingSupplierParty>
    <Party>
      <PartyName>
        <Name>ABC Company</Name>
      </PartyName>
    </Party>
  </AccountingSupplierParty>
  <AccountingCustomerParty>
    <Party>
      <PartyName>
        <Name>XYZ Corporation</Name>
      </PartyName>
    </Party>
  </AccountingCustomerParty>
  <LegalMonetaryTotal>
    <PayableAmount currencyID="EUR">1000</PayableAmount>
  </LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

5. Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie heeft veel voordelen. Onderstaand lees je de 5 belangrijkste:

• Veiliger
  E-facturatie is veiliger, want:
  - De gegevens kunnen versleuteld verzonden worden.
  - Afzender en ontvanger worden geverifieerd met digitale handtekeningen.
  - E-facturen worden gemaakt in boekhoudprogramma’s en daarin wordt een back-up gemaakt. 
  
  
• Nauwkeuriger
  Door middel van de integratie van boekhoudsystemen, wordt handmatige gegevensinvoer overbodig. Dit maakt het werk efficiënter en zorgt voor minder menselijke fouten. Denk aan het invoeren van verkeerde bedragen of andere gegevens. Een goede toevoeging van René: “E-facturatie zorgt ook dat de factuur de juiste onderdelen bevat volgens de Nederlandse wet- & regelgeving.”
  
  
• Sneller
  E-facturatie maakt het mogelijk om facturen rechtstreeks te integreren in een boekhoudsysteem, zonder handmatige tussenkomst. De invoering van gegevens en verwerking gaat nu namelijk automatisch. Zo bespaart e-facturatie veel tijd.
  
  
• Goedkoper
  Doordat e-facturatie sneller & minder foutgevoelig is, bespaar je personeelskosten aan herstel en opvolging. Ook heb je geen kosten voor afdrukken, papier, enveloppen, verzending, etc.
  
  
• Milieuvriendelijker
  E-facturen zijn duurzaam, want je hoeft deze niet meer te printen en te versturen per post. 

Goed om te weten: hoewel e-facturatie veel processen automatiseert, blijft menselijke controle soms vereist. Denk aan het verifiëren van abnormale facturen of het aanpassen van informatie die verschilt. 

6. E-boekhouding: Wat zijn populaire e-facturatie platforms en boekhoudprogramma’s?

Een vereiste voor het gebruik van e-facturatie is dat je een boekhoudpakket nodig hebt. Daarin verstuur je met één druk op de knop jouw e-factuur. Simpel toch? René legt allereerst het verschil uit tussen e-facturatie platforms & boekhoudprogramma’s: “Met e-facturatie platforms kun je e-facturen uitwisselen. Denk aan Digipoort & Peppol. Met boekhoudprogramma’s kun je e-facturen maken. Hieronder zetten wij de meestgebruikte op een rij. 

• Exact Online
• Afas
• Yuki
• E-boekhouden
• Twinfield
• Visma
• Rompslomp
• Moneybird
• Snelstart

Breng jouw behoeftes in kaart en kies op basis daarvan een passend pakket. Denk aan de grootte van jouw bedrijf, eenvoudige of complexere functionaliteiten, een koppeling met jouw CRM, et cetera. Vraag ook eens bij jouw boekhouder of accountant na welke boekhoudpakketten hij adviseert!” 

7. Wetgeving: Is e-facturatie aan de overheid & bedrijven verplicht?

Er is een verschil in verplichting. Zo is e-facturatie voor iedereen die goederen of diensten levert aan de Nederlandse overheid sinds 2019 verplicht. Denk hierbij aan de Rijksoverheid, provincies en gemeentes. Lees hier de verdere richtlijnen voor de opmaak van e-facturen aan de overheid. Een tip van René: “Verstuur je meer dan 50 facturen per week aan de overheid? Maak dan een rechtstreekse aansluiting op de Digipoort van Logius.”

Is e-facturatie aan bedrijven verplicht?

Nee, e-facturatie aan bedrijven is (nog) niet verplicht. Maar er is in 2022 wel een voorstel voor een EU-richtlijn gepubliceerd die eist dat elke factuur straks via de fiscus loopt om btw-fraude te bestrijden. Dit proces is alleen mogelijk met een e-facturatiestandaard voor elk bedrijf. Volgens de planning start dit plan al op 1 januari 2024. En op 1 januari 2028 moeten de btw-rapportage en e-facturatie verplicht worden.

De aanleiding? René vertelt: “In 2020 liep de EU naar schatting €90 miljard aan btw-inkomsten mis. Met dit wetsvoorstel willen overheden straks beter kunnen handhaven op het betalen van belastingen. Het is dus belangrijk om het e-facturatieproces van jouw bedrijf op tijd op orde te brengen. En de wet- en regelgeving over e-facturatie nauwlettend te blijven volgen.” 

8. Kan ik ook e-facturen indienen voor e-factoring via Svea?

Uiteraard kun je ook e-facturen indienen bij Svea. We noemen dit ook wel e-factoring: eigenlijk niets anders dan factoring met e-facturen. Met e-factoring verkoop je jouw e-factuur aan Svea. Vervolgens krijg je je e-facturen direct betaald en wachten wij op de betaling van je klant. Ook beheren wij je debiteuren op tijd en ben je 100% verzekerd van je geld. Zo krijgt jouw bedrijf direct extra slagkracht!

René legt uit hoe eenvoudig je de facturen aanlevert: “Je kunt e-facturen zoals gebruikelijk bij ons indienen via e-mail, onze online portal of SFTP. Je kunt e-facturen maken in jouw administratie- of boekhoudsoftware. Hierin staat meestal standaard alleen pdf aangevinkt. Om e-facturen te versturen, kun je hier ook UBL aanvinken, want een UBL-factuur is ook een e-factuur.”

Houd je het toch liever bij pdf-facturen? Dat kan! Svea verwerkt zowel e-facturen als pdf-facturen. Dus ook als je nog geen e-facturen hebt, kun je gebruikmaken van factoring.

Direct starten met e-facturen verkopen?

Reken op Svea, jouw cashflowversneller!

• Krijg jouw e-facturen direct betaald
• Vergroot zo direct de slagkracht van je bedrijf
• Krijg snel advies op maat voor jouw situatie
• Ook mogelijk met pdf-facturen

Copyright © Svea Finans Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Geen enkel deel van deze publicatie mag worden gereproduceerd, opgeslagen in een zoeksysteem of worden verzonden, in welke vorm of op welke manier dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.