UBO-register: wat is een UBO en hoe registreer je deze correct?

Doel UBO-registers

In het UBO-register staat alle informatie over de UBO’s per bedrijf. Het doel is om criminele activiteiten, zoals fraude, witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen of op te sporen. De gegevens in het UBO-register zijn niet openbaar. Alleen bevoegde instanties zoals de politie, Belastingdienst en het Openbaar Ministerie hebben volledige toegang tot de gegevens. Zij gebruiken het register bijvoorbeeld om verdachte geldstromen te onderzoeken. (1)

Wanneer ben je een UBO?

De UBO’s van jouw bedrijf zijn altijd 1 of meerdere personen binnen de organisatie. Je weet of iemand een UBO is als hij:

• Meer dan 25% van de aandelen of heeft.
• En/of meer dan 25% van het stemrecht heeft.
• En/of meer dan 25% economisch belang heeft. (3)
  
  

Wie is de UBO bij een bv of andere rechtsvorm?

In grote lijnen bepalen bovenstaande 3 criteria wie de UBO is. Wil je de exacte regels weten per rechtsvorm? Die vind je in de tabel hieronder.  

Heeft elke organisatie een UBO?

Nee, niet altijd. Soms is er geen duidelijke UBO. Je wijst dan een pseudo-UBO aan, zoals één of meerdere statutair bestuurders. Is dit geen persoon? Dan zijn de leidinggevenden in de organisatie pseudo-UBO. (8) Goed om te weten: in sommige organisaties hoef je helemaal geen UBO’s aan te wijzen. Denk bijvoorbeeld aan eenmanszaken en beursgenoteerde bv’s. Check hier of dat ook voor jou geldt! (9)

Hoe werkt de UBO-registratie? 

Schrijf je UBO’s in bij het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Je bent zelf verantwoordelijk voor het inschrijven, aanpassen en verwijderen van UBO’s. Bijvoorbeeld als het belang van een UBO verandert. En vergeet het niet: geef wijzigingen altijd binnen 7 dagen door. (10)

Wie moet zich inschrijven in het UBO-register?

Niet elke organisatie hoeft UBO’s in te schrijven. Heeft je organisatie een van de volgende rechtsvormen? Dan is UBO-registratie verplicht:

• Niet-beurgenoteerde bv’s & nv’s
• Stichtingen & verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid of met onderneming)
• Coöperaties & onderlinge waarborgmaatschappijen
• Personenvennootschappen & rederijen
• Europese nv’s, coöperaties en economische samenwerkingsverbanden (met zetel in NL)
• Kerkgenootschappen (ingeschreven in het Handelregister zonder koepelorganisatie)

Heb je een van de volgende rechtsvormen? Dan hoef je geen UBO-opgave te doen:

• Vve’s
• Eenmanszaken
• Beurgenoteerde bv’s en nv’s + 100% dochters van bv’s
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming
• Publiek- en privaatrechtelijke rechtspersonen (in oprichting)
• Kerkgenootschappen (niet ingeschreven in het Handelsregister of met koepelorganisatie) (9)

Wat gebeurt er als je je niet inschrijft in het UBO-register?

Schrijf je je niet in bij het UBO-register? Dan overtreed je de wet en loop je het risico op sancties of boetes van de Belastingdienst. Een boete kan oplopen tot €25.750 en voor een dwangsom geldt zelfs geen maximum. Zorg daarom dat je op tijd de juiste informatie indient bij de KvK. (11)

Wie kan het UBO-register inzien?

Wil je jouw eigen UBO-gegevens opvragen? Dan kun je bij de KvK een gewaarmerkt uittreksel aanvragen. Financiers zoals Svea kunnen ook vragen om deze aan te leveren.

Ooit was het UBO-register voor iedereen toegankelijk, maar door een uitspraak van het Europese Hof van Justitie is dit veranderd door privacyregels. Fijn voor jou, want hierdoor zijn de persoonlijke gegevens uit jouw UBO-registratie voor de meeste bedrijven afgeschermd. Wel wordt er gewerkt aan een wetsvoorstel om bepaalde organisaties en personen met legitiem belang weer toegang te geven. Denk hierbij aan journalisten of organisaties die onderzoek doen naar criminaliteit zoals fraude, witwassen of terrorismefinanciering. (1)

Toegangsniveaus UBO-registers

Jij kunt zelf alleen je eigen geregistreerde UBO’s inzien. Maar sommige organisaties, zoals de Belastingdienst, hebben toegang tot alle UBO’s in het register. Er zijn 3 toegangsniveaus, en elk niveau heeft toegang tot andere informatie. Is een UBO afgeschermd? Dan heeft niveau 1 alleen toegang tot het belang & omvang van het belang. (12)

Meer weten over UBO’s of onze werkwijze?

Reken op Svea!

• Ontvang praktisch advies voor je bedrijf
• En voldoe aan alle regels rondom UBO-registratie
• Of krijg meer info over factoring als cashflowversneller
• Ons team staat voor jou klaar

Copyright © Svea Finans Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Geen enkel deel van deze publicatie mag worden gereproduceerd, opgeslagen in een zoeksysteem of worden verzonden, in welke vorm of op welke manier dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.