At feilansettelser fort blir dyrt, er allment kjent. Likevel blir ansettelsesprosesser ofte utført uten nøye planlegging, og mange bedrifter velger kandidat ut fra følelser – og ikke rasjonelle begrunnelser.
En typisk feil er at man baserer valget på karakteristikker som ikke er viktige for stillingen. En begrunnelse kan være at kandidaten «mangler energi», selv om en energisk personlighet har svært liten betydning for stillingen som skal besettes. Eller at ekstroverte personer prioriteres selv i stillinger hvor en introvert person fungerer minst like godt, sier Erik Myrvold, som er daglig leder og en av 12 partnere i rekrutterings- og bemanningsfirmaet Sonar.
Myrvold har bakgrunn fra organisasjonspsykologi – han har blant annet skrevet hovedfagsoppgave om bruk av personlighetstester ved seleksjon av jagerpiloter og gjennomført personlighetstester i 10 år – og konstaterer at det er enorme forskjeller i hvor flinke folk er til å rekruttere, også i HR-avdelinger.
– Mange har god greie på faget og er flinke til å bedømme faglig kompetanse. Likevel kan de bomme i en rekrutteringsprosess, blant annet fordi de ikke vet hvordan de skal gjennomføre en referansesamtale eller vurdere kandidatenes evne til å samarbeide, sier han.
Oppskriften på en god rekrutteringsprosess
Her følger Myrvolds råd til hele prosessen rundt en ansettelse, fra start til slutt.
1. Finn jobbeskrivelsen
Myrvolds erfaring er at bedrifter gjerne har en altfor vid og generell jobbeskrivelse i utlysningsteksten. Dette gjør det ikke bare vanskeligere å vekte kandidatene, men kan også tiltrekke seg feil folk i søknadsbunken. Det første og viktigste steget i en rekrutteringsprosess er derfor å definere hva du skal lete etter.
– Det typiske er å ta med altfor mange egenskaper som er kjekke å ha men ikke nødvendige. Vi har lite arbeidsledighet i Norge, derfor er det begrenset hvor mange som er tilgjengelige i markedet. Du får neppe Supermann, og hvis du får tak i ham: Vil han være tilfreds med jobben han faktisk skal gjøre? forklarer rekruttereren.
2. Prioriter og vekt egenskapene du skal bedømme
Når du har bestemt hvilke ferdigheter og egenskaper kandidaten må ha, er neste steg å prioritere. Du må altså vekte de ulike egenskapene. Og du bør gjøre det før du møter de faktiske jobbsøkerne. På den måten sikrer du at vektingen ikke ubevisst påvirkes av hvilken kandidat du rent følelsesmessig foretrekker.
Et eksempel – vektingen vil naturligvis variere enormt etter hva slags jobb det er snakk om – kan være at faglig kompetanse teller 50 prosent, planmessighet og struktur 20 prosent, erfaring 10 prosent, evne til å takle stress 10 prosent og språkferdigheter 10 prosent.
– Ifølge forskningen på området er den aller beste metodikken å gjøre dette rent matematisk: Du vekter egenskapene og gir kandidaten en bedømmelse på hver enkelt, blant annet gjennom personlighetstester. Deretter beregner du totalscoren. Men det er det veldig få som tør å gjøre. Og det er faktorer som ikke så lett kan tallfestes. Som hvordan du tror kandidaten vil fungere sosialt på arbeidsplassen, noe som er spesielt viktig i mindre bedrifter og avdelinger hvor man jobber tett, sier Erik Myrvold.
3. Bedøm søknadsbunken
Første siling gjør du ved å lese CV-ene. Da finner du raskt ut hvilke kandidater som har de nødvendige kvalifikasjoner og erfaring. Neste steg er å lese selve søknadene. Relaterer de til den spesifikke stillingen, og hva forteller de om motivasjonen for å søke akkurat den jobben?
– Som førstesilingsverktøy er søknaden svært viktig. I løpet av rekrutteringsprosessen bør du imidlertid ha så mye informasjon at den ikke er avgjørende for hvem du velger å ansette, sier han.
4. Gjennomfør gode jobbintervjuer
Du bør gjennomføre minst to intervjurunder, helst med flere personer fra selskapet til stede og gjerne noen med spesifikk fagkompetanse. Myrvold har et klart råd for hvordan jobbintervjuene bør gjennomføres: De bør være semistrukturerte og basere seg på jobbeskrivelsen. Dette sikrer at du får samme informasjon om alle kandidatene samtidig som du kan be om utdyping og komme med oppfølgingsspørsmål.
– Helt ustrukturerte intervjuer hjelper deg ikke. Da får du ikke noe reelt sammenligningsgrunnlag, men ender med å velge den kandidaten du liker best eller som er mest lik deg selv, utdyper Myrvold.
5. Bruk personlighetstester
Hovedsakelig finnes det personlighetstester for å vurdere en kandidat på følgende egenskaper:
- Psykisk robusthet
- Innadvendt/utadvendt
- Åpenhet for nye ting og endring
- Medmenneskelighet
- Planmessighet, struktur og evne til måloppnåelse
Hvilke tester som er viktige, og hvor på skalaen den ideelle kandidaten skal ligge, avhenger av hvilken jobb det er snakk om. Husk også å kontrollere at både testen og den som skal utføre den, er sertifisert av DNV GL. En liste over godkjente personlighetstester finner du her.
– Evnen til planmessighet er viktig i alle jobber, og evnen til å holde seg rolig i stressede situasjoner er nesten alltid nyttig. Ellers avhenger det. En sykepleier bør være empatisk og omsorgsfull, for en passkontrollør på Gardermoen er det derimot ikke nødvendigvis så positivt, sier Myrvold.
6. Husk at testene ikke måler alt
Selv om personlighetstester er nyttige verktøy i en rekrutteringsprosess, advarer Myrvold mot å bruke dem til å ekskludere kandidater.
– Personlig interesse for jobben blir ikke målt. Ei heller motivasjon og intelligens, understreker han.
Myrvold sier videre at rene intelligenstester er omstridt som virkemiddel. I tillegg sammenfaller de gjerne i stor grad med skolekarakterer, ikke så mye gjennomsnittskarakteren som karakterene i de beste fagene. Og husk at høy IQ ikke nødvendigvis behøver å være positivt.
– Hvis du har altfor høy intelligens, er faren stor for at svært mange stillinger vil kjede deg, forklarer han.
7. Gjør gode referansesamtaler
Dette punktet er svært viktig. Faktisk mener Myrvold at referansesamtaler er nesten like verdifulle som selve intervjuene, fordi referansene ikke har en innsats i selve ansettelsen.
– Du kan være svært konkret i referansesamtalen, blant annet i spørsmål om det som har kommet frem i personlighetstestene. Indikerer testene for eksempel at kandidaten er dårlig på struktur? Still konkrete spørsmål om det, råder Erik Myrvold.
– Hvis det kommer frem alvorlige ting i disse samtalene, må du selvfølgelig ta det opp med kandidaten og la ham eller henne svare på det, legger han til.
8. Ranger kandidatene
Du bør nå ha et godt grunnlag til å vurdere jobbkandidatene utfra egenskapene du har definert og vektet i punkt 2. Myrvold anbefaler at du starter med å rangere kandidatene subjektivt, før du rangerer dem matematisk.
– Hvis de to rangeringene sammenfaller, har du en veldig god indikasjon på hva som er den beste ansettelsen. Er det derimot et avvik, må du spørre deg selv hva det skyldes – og å være ærlig med deg selv. Skyldes det ikke-relevante ting som felles interesser eller egenskaper som ikke er viktige i stillingen? Eller skyldes ulikheten forhold som er relevante for stillingen, sier han.