Kunnskap

Hold bedre møter

Kunnskap
Du skal ikke lyve! Eller?
12 juli 2018

Kunnskap
Full kontroll? Feil ledelse
12 juli 2018

Kunnskap
Bør du outsource oppgaver?
8 juni 2018

Kunnskap
Hvorfor mislykkes så mange endringsprosesser?
8 juni 2018

Kunnskap
Tips og triks for å bli bedre likt på jobben
11 mai 2018

Published

Alle disse møtene som kom og gikk - ikke visste vi at de ødela produktiviteten og arbeidsmoralen. Her får du en guide til hvordan du kan holde skikkelig gode møter.

Hvor mange timer av arbeidslivet ditt har du brukt i uproduktive møter?

For de fleste er svaret: Altfor mange. Dårlige møter anslås å koste samfunnet 11, 3 milliarder kroner i året, ifølge analysebyrået Ny Analyse.

Slik får du fart på produktiviteten

Førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved Universiteteti Oslo, Henning Bang, har forsket på møter og ledelse, og finner at norske ledere i snitt bruker ¼ av arbeidstiden i møter - samtidig som halvparten av tiden brukt i møter oppfattes som meningsløs. Ouch. Så hvordan unngå meningsløsheten? Å sitte i dårlige møter er tydeligvis ikke et særnorsk problem, og det amerikanske magasinet Fast Company har utviklet en guide over spørsmål du som leder bør stille deg før hvert møte:

  • Må jeg virkelig holde dette møtet? 

    Ja, det er litt i overkant åpenbart, men mange møter skjer bare hver fredag formiddag uten at noen lenger vet hvorfor.  Mange ledere har møter for å sjekke at de ansatte er «på ballen» og gjør jobben sin, men det krever altså mye tid? Kanskje er det andre måter du kan ha kontroll på?
  • Hva er målet med møtet?

    En studie fra Microsoft viste at 67 % av alle møter ikke har en agenda. Det er 100 % lite effektivt.
  • Hva kreves av forberedelser?

    Du må gi møtedeltakerne anledning til å bidra. Gjør målet og agendaen klart, og gi de tid til å forberede seg. 
  • Hvem skal delta?

    Jeff Bezoz, grunnleggeren av Amazon, har “To pizza”-regelen: To pizzaer skal holde til å mette møtet. Møter med mange deltagere er mer krevende og har lettere for å spore av, små grupper er mer effektivt. Sørg også for at de som deltar har noe å bidra med, ikke inviter folk på pizza for pizzaens skyld. 
  • Sørg for at alle får delta 

    Ofte blir møter dominert av en eller to sterke stemmer. Det kan være positivt, men hele konseptet med møter er å dele ideer og innspill - derfor bør du sørge for at alle som deltar får komme til orde og bidra med det de kan
  • Fra prat til handling 

    Etter to timer med interessante diskusjoner, ideutvikling og innspill går alle hvert til sitt - uten å følge opp. Sørg for at innspill og beslutninger følges opp og blir til noe mer enn prat. Et triks kan være å lage møteagendaen i spørsmålsform - i stedet for punktet: “Diskutere prosjekt x framgang” kan man skrive: “Når vil prosjekt X kunne være ferdig?”. Alle skal gå fra møtet med en klar ide om hva neste skritt er.
  • Ha respekt for tid

    Møter tar tid. Tid som kunne blitt  brukt på andre ting. Respekter det. Husk at alle i rommet har andre ting de burde-kunne-skulle ha gjort, men har valgt å delta på dette møtet. Å ha den innstillingen gjør at du ser møter som en viktig arena for samarbeid, i stedet for meningsløs tidssløsing - og det vil gjøre en stor forskjell på hvordan du oppfører deg.

For å få flere tips til en effektiv jobbhverdag, se her!

 

Published