Bør du outsource oppgaver?

Published | Kunnskap

Er du en av dem som bruker for mye tid og energi på administrasjon og rutineoppgaver som går utover det strategiske arbeidet? Hvis svaret er «ja», bør du vurdere å prioritere annerledes - og sette ut oppgaver.

Du er kanskje leder, men bruker du tiden din på å lede? Eller drukner det store bildet i detaljstyring og rutineoppgaver? For mange ledere er dessverre svaret ja. De bruker altfor mye tid på oppgaver som kunne blitt gjort bedre av andre - på bekostning av å faktisk lede bedriften mot vekst og velstand.

Store mål møter vanlig hverdag

Som leder av en liten eller mellomstor bedrift har du mange roller.  Du skal ha produktkunnskap, innsikt i markedet, økonomisk forståelse og gode lederegenskaper.

Daglig leders arbeidsoppgaver kan grovt deles inn i tre hovedområder; strategi, organisasjonsutvikling og operasjonell drift.

  • Strategi utarbeides sammen med styret, og er de overordnede målene for bedriften.
  • Organisasjonsutvikling handler om at de ansatte og rollefordelingen er tilpasset strategien.
  • Operasjonell drift, den daglige driften skal gjøre at man faktisk oppnår målene man har satt seg. 

Vil prioritere annerledes

Og sistnevnte tar tid. En studie utført ved handelshøyskolen BI dokumenterte at ledere bruker desidert mest tid på daglig drift og operative gjøremål, og minst tid på strategi og utvikling. Samtidig ønsket lederne at man kunne prioritere motsatt.

Som leder skal du balansere og prioritere mellom de tre områdene, men det er jommen meg lettere sagt enn gjort. Du kan selvsagt bare kjøre på, forsøke å jobbe hardere og lengre. De dårlige nyhetene er at du har begrenset kapasitet, og at denne “strategien” ikke går i lengden. På ett eller annet tidspunkt må du innse at tiden ikke strekker til, ta en lang, hard titt i speilet og innrømme at man ikke er Supermann - eller WonderWoman (selv om det å late som kan senke stressnivået!).

Så er det på tide å sette seg ned og se hvor den dyrebare tiden din faktisk går - og om det er oppgaver du kan og bør sette ut?

Du trenger selvsagt ikke å sette ut alt - dersom du er god nok på regnskap kan du godt gjøre det selv. Men du må være bevisst at alle oppgaver tar tid og energi fra andre områder.

Her er fem områder som mange bedrifter velger å sette ut - ikke uten grunn.

Regnskap

Hvor mye tid har du brukt det siste året på å forsøke å føre regnskapet, eller sette deg inn i kompliserte regler og stresse med om du faktisk har gjort det riktig?

Ikke alle nystartede selskaper har regnskapsplikt, men alle må føre oversikt over inntekter og utgifter. Dette er både et statlig krav, og helt nødvendig for å ha kontroll over firmaets økonomi. 

For mange mindre bedrifter er regnskap det første de setter ut - og dermed den første smaken på hvor mye tid og energi man faktisk sparer på å la noen som KAN dette ta jobben. For det som kan ta timevis med krevende, møysommelig arbeid for deg kan en regnskapsfører fikse fort - og riktig. Det kan spare deg mange penger i lengden - og minimerer risikoen for konsekvensene av å gjøre feil. I tillegg vil en dyktig regnskapsfører kunne gi deg nyttige innspill til hvordan du kan drive bedre.

Hvor mye hjelp trenger du? Nye regnskapsprogram for mindre bedrifter gjør det enklere å føre regnskapet selv, og så få hjelp etter behov, som for eksempel til årsregnskapet. Andre velger å sette ut hele jobben. Som leder er det din beslutning - men ta en god en, da!

IT

Tommelfingerregelen er at dersom du har mindre enn tjue ansatte bør du sette ut IT, anbefaler magasinet TechRadar. Men IT er tross alt mer enn å telle antall ansatte. Hvilken rolle har IT i din bedrift? For det er ikke lenger en “egen avdeling” - men en integrert del av kjernevirksomheten. Det krever innsikt i arbeidsflyten og prosessene i din bedrift, og forståelse av både forretningsmodell og mål - og det er ikke alltid like lett å oppnå med eksterne.

Som med regnskap velger de fleste en hybrid-løsning, der man gjør noe selv og setter ut noe. Vær bevisst hva du trenger, finn en dyktig og ansvarlig leverandør og inngå en god kontrakt med klar ansvarsfordeling.

Fakturering

Det er jo bare å sende ut faktura, hva? Det må du vel klare selv?

Ja, klart du klarer det - men hvor mye tid bruker du egentlig på jobben? Og ikke minst på å følge opp fakturaene? En tommelfingerregel er at 10 % av alle fakturaer ikke betales til fristen, 10 % av disse igjen går til inkasso. Dette er en tidstyv for mange små og mellomstore bedrifter, heldigvis finnes det gode løsninger for å sette ut fakturahåndteringen i din bedrift.

Coaching og lederutvikling

Å bruker penger på coaching og lederutvikling kan føles som en unyttig luksus for mange små bedrifter. Men faktisk er et av de største problemene for ledere av små og mellomstore bedrifter at de er alene om rollen, i følge studien fra BI. De mangler sparringspartnere som kan se situasjonen utenfra og hjelpe dem til å ta bedre beslutninger. Å bruke noen kroner på enten kurs i ledelse eller en dyktig coach kan faktisk være verdt det.

Markedsføring

Markedsføring er all aktivitet som går ut på å dirigere varer og tjenester fra produksjon frem til forbrukere og brukere. Du vet, de som vil betale for det du skaper. Du driver med markedsføring allerede, men det er et felt i stor endring - og å nå fram til kundene blir både viktigere og vanskeligere.  For små og mellomstore bedrifter kan det å ha egne ansatte med unik kompetanse på alt fra sosiale medier til analyse til SEO være urealistisk -  og svært mange velger å bruke ekstern kompetanse.

Published