Forsett 1: Jeg skal holde, og gå i, bedre møter
Sløser din bedrift bort tid og energi på dårlige møter? I så fall – slutt med det!
Et godt møte er utveksling av ideer og kunnskap, der man sammen finner gode løsninger som skaper verdier for bedriften. Norske toppledere opplever at 40 % av tiden de bruker i møter er bortkastet. Dårlige møter koster samfunnet 11,3 milliarder kroner i året, ifølge analysebyrået Ny Analyse. Hvor mye av den summen står din bedrift for?
Professor ved UiO, Henning Bang har forsket på møter og finner noen faktorer som gjør møter gode. Møtene må være relevante, ha tydelige mål og være sammensatt av riktige deltakere – deltakere som forstår hva som er forventet av dem. Dette krever forberedelser, god ledelse av møtet og oppfølging.
Sett i gang: Møtet er ikke over når dere går ut av møterommet. Det er viktig å følge opp med et referat, og en avklaring av hvem som skal gjøre hva videre. Har ditt siste møte blitt fulgt opp på en god måte? Hvis ikke, følg det opp nå!
Forsett 2: Jeg skal ikke prokrastinere
I morgon i morgon, men ikkje i dag.
Prokrastinering, eller utsettelsesatferd, er å utsette eller forsinke noe man har bestemt seg for å gjøre, selv om man vet det er uheldig. Det kan skje den beste!
Det er tre vanlige grunner til slik atferd. Noen setter underbevisst pris på stresset og «rushet» ved å gjøre noe i siste sekund. Andre overanalyserer og blir handlingslammet. For noen bunner slik atferd i en dyp frykt for ikke å lykkes – å ikke prøve føles tryggere enn å prøve og potensielt feile. Uansett årsak så er slik utsettelsesatferd i beste fall lite produktivt, i verste fall er det direkte destruktivt. Ugjorte oppgaver blir ikke borte av seg selv, og kan bli en stressfaktor som tapper deg for energi.
Sett i gang: Å endre atferd krever tid og arbeid. Og alle er ulike. Men prokrastinering er et problem for mange, så derfor finnes det en rekke metoder for å motvirke denne psykologiske produktivitetszapperen. Sett av noen minutter til å finne en app eller et program som appellerer til deg. Å endre atferd er ikke gjort i en håndvending, men å finne en metode – og faktisk følge den – er første steg.
Forsett 3: Jeg skal bruke teknologi på en god måte
Mange små og mellomstore bedrifter har et enormt potensiale for å ta i bruk bedre teknologiske løsninger. Hvordan kan du og din bedrift bruke teknologi som et verktøy for å gjøre jobben bedre og enklere? Hvilke verktøy vil gjøre arbeidsdagen din enklere, bedre og morsommere?
Sett i gang: Kartlegg din digitale kompetanse her.
Forsett 4: Jeg skal gi mine ansatte mer tillit
Som leder må du ha kontroll, men å ha kontroll er ikke det samme som å detaljstyre dine ansatte. Som leder skaper du resultater gjennom andre. La folka dine få gjøre jobben, sett klare rammer og tydelige forventninger. Følg opp, men ikke ved å henge over skulderen deres til en hver tid. Detaljstyring ødelegger både de ansattes arbeidsmoral – ved at de opplever at du ikke har tillit til dem – og ditt fokus på de store linjene ved at det tar enormt med tid og krefter å lede på denne måten. Et slikt kontrollbehov kommer i stor grad av usikkerhet, i følge Karen Dillon, forfatter av HBR Guide to Office Politics. Derfor må du begynne med deg selv, og forsøke å forstå hvor dette behovet for å kontrollere kommer fra.
Endring kan være vanskelig, men det er verdt det. Å gi de ansatte mer autonomi og tillit gjør at du får mer tid til viktige oppgaver – og de jobber bedre. Noen som sa vinn-vinn?
Sett i gang: Det første skrittet er å bli bevisst egen oppførsel. Men kanskje du tenker dette ikke gjelder deg? En måte å finne det ut på er å spørre de du leder – dine ansatte. Enten personlig, eller via en nøytral tredjepart, og selvfølgelig sørge for at de tør å være ærlige. Å få konstruktiv kritikk kan kanskje være litt sårt for egoet, men vil være bra for bunnlinja og det er vel det viktigste?
Forsett 5: Jeg skal ha det mer moro på jobb
All work and no play ….
Hvis du tar jobben din seriøst, bør du sørge for å ha det litt gøy innimellom. En britisk studie med 700 respondenter viste en klar sammenheng mellom det å ha det gøy og bli mer produktiv. I snitt var medarbeidere som hadde det gøy 12 % mer produktive – noe som virkelig kan gi resultater på bunnlinja. Hvis du mener gøy på alvor, er det to innfallsvinkler til å implementere det i arbeidshverdagen. Det ene er å organisere aktiviteter som de ansatte synes er gøy. Det andre er å ha rom for det som spontant skjer i arbeidshverdagen, og se på det som et positivt tilskudd – ikke som en tidstyv.
Sett i gang: Apropos gøy. Vitser er gøy. Denne ble kåret til årets beste ledelsesvits av ComputerWorld i 2009:
En mann i varmluftsballong innså at han hadde rotet seg bort. Han reduserte høyden og så en kvinne nede på bakken. Han gikk enda lavere og ropte til kvinnen:
– Unnskyld, kan du hjelpe meg? Jeg har avtalt et møte med en venn for en time siden, men jeg vet ikke hvor jeg befinner meg.
Kvinnen nede på bakken svarte: – Du befinner deg i en varmluftsballong cirka 10 meter over havet, på 55 grader, 41 minutter og 47 sekunder nordlig bredde og 10 grader, 12 minutter og 47 sekunder østlig lengde.
– Du må være teknolog, sa mannen.
– Det er jeg, svarte kvinnen, men hvordan visste du det?
– Tja, sa mannen, alt du har sagt er teknisk korrekt, men jeg har ikke anelse om hva jeg skal bruke opplysningene til, og faktum er at jeg fremdeles ikke vet hvor jeg er. Det eneste jeg har fått ut av din hjelp er at jeg har blitt enda mer forsinket.
– Du må sitte i ledelsen, svarte kvinnen.
– Det gjør jeg, svarte ballongmannen, men hvordan kunne du vite det?
– Det er enkelt. Du vet ikke hvor du er eller hvor du skal. Du har kommet deg opp ved hjelp av masse varm luft. Du har inngått en avtale du ikke er i stand til å holde og forventer at mennesker under deg skal løse problemet ditt. Faktum er at du befinner deg i samme situasjon som før du traff meg, men nå er det plutselig min feil!