Økonomisjefen du ikke har råd til ennå

Hva gjør en økonomisjef?

En økonomisjef har ansvar for rapportering, budsjettering, likviditet, lønnsomhet og finansiering. Men jobben handler om mer enn å holde orden på tallene. De skal også forstå hvor selskapet står økonomisk, hva som vil være konsekvensene av potensielle beslutninger, og bruke det som grunnlag til å planlegge veien videre.

I mange vekstselskaper havner mesteparten av dette økonomiarbeidet hos daglig leder. Og etter hvert som selskapet vokser, blir det viktigere å forstå tallene. Samtidig bruker daglig leder stadig mer tid på økonomisk oppfølging, på bekostning av andre oppgaver.

Ideelt sett skulle selskapet da ansatt en egen økonomisjef. Problemet er kostnaden. Ifølge SSB er økonomisjefer blant de fem best betalte yrkene i Norge, med en gjennomsnittlig månedslønn på 119 060 kroner. Med øvrige kostnader passerer totalen fort 1,7 millioner kroner i året.

For mange små selskaper blir dette for kostbart. Da kan AI være et interessant alternativ.

Hvilke økonomioppgaver kan jeg løse med AI?

En viktig del av jobben til en økonomisjef er å analysere informasjon, finne avvik og følge utvikling over tid. Hva har endret seg, hvorfor skjedde det, og hva bør dere gjøre med det?

Det er nettopp denne typen analysearbeid AI er god på. Den kan sammenligne tall, finne utviklingstrekk og hjelpe deg med å stille de riktige spørsmålene før du tar beslutninger.

Her er seks økonomioppgaver som egner seg spesielt godt til AI:

• Analyse av månedsrapporten. Gi AI resultat og balanse fra regnskapssystemet, og be om hovedtall, avvik mot budsjett og tre forhold som bør følges opp.
• Veiledning til styreunderlag. Be AI lage førsteutkast til styrerapporter med nøkkeltall, status og risikopunkter basert på regnskapet og notatene dine.
• Spør hvorfor lønnskostnadene økte med tolv prosent i mars. AI kan hjelpe deg å grave videre.
• Sett opp automatiske kontantstrømprognoser basert på historikk og kjente inn- og utbetalinger, slik vi viser her. [Lenke til artikkel 2.]
• Forstå nøkkeltall. Få AI til å forklare ord som bruttomargin, arbeidskapital og EBITDA, og vise hvordan dette ser ut i ditt eget selskap.
• Forberedelse til bank- og styremøter. Be AI forutsi spørsmål du kan vente deg i kommende møter, og få den til å lage forslag til svar.

Hvordan bruker jeg AI til økonomistyring?

Be AI opptre som en erfaren økonomisjef i et vekstselskap og analysere utviklingen i ditt selskap. Gi den resultat og balanse fra regnskapssystemet ditt, og be den vurdere hva tallene forteller om selskapets økonomi. Jo bedre grunnlag du gir AI, desto mer nyttig blir analysen.

Lag deretter en fast mal du bruker hver måned og sett opp regelmessige analyser av risiko, utviklingstrekk og anbefalinger. Be AI sammenligne månedens tall med tidligere perioder og budsjett, forklare de viktigste avvikene og trekke frem områder som bør undersøkes nærmere.

Hvis du er usikker på hvordan du skal sette dette opp, kan du spørre AI om hjelp og be den spesifisere hvilken informasjon den trenger for å gjøre en god økonomisk analyse. Eller enda enklere: Be AI skrive en ferdig prompt basert på hva du ønsker å få ut av analysen, som du kan kopiere inn i en ny chat sammen med tallene fra regnskapet.

OBS: Selv om AI kan lage analyser, kan den ikke garantere at tallene er riktige. På større talloppsett kan den regne feil uten å si fra. Be derfor alltid om å se grunnlaget for beregningene den gjør, og kontroller selv resultatene mot regnskapet. Dette gjelder spesielt når analysen skal brukes i et styreunderlag. Husk at det er styret og daglig leder som er ansvarlige for at tallene er korrekte.

Vær også bevisst på hvilke data du deler. Bruk betalte versjoner av AI med gode personverninnstillinger, og unngå å legge inn personopplysninger eller sensitiv kundeinformasjon.

Når bør jeg ansette en økonomisjef?

AI kan kanskje utsette behovet for en egen økonomisjef, men ikke for alltid. Etter hvert som selskapet ditt vokser, blir tallene så omfattende at du trenger noen som har tydelig eierskap til økonomistyringen.

Her er typiske tegn på at det er på tide å ansette en økonomisjef:

• Du skal hente ekstern kapital og trenger noen som kan svare for tallene i møte med investorer.
• Kompleksiteten øker, med flere selskaper, valutaer eller prosjektregnskap.
• Bank, styre eller eiere krever bedre og hyppigere rapportering.
• Beslutninger utsettes fordi ingen har full oversikt over konsekvensene.
• Daglig leder bruker mer enn én arbeidsdag i uka på økonomi.

Mange tar et mellomsteg først, og ansetter en controller på fulltid eller leier inn en økonomisjef på deltid. Det viktigste er at noen har ansvar for økonomien og bruker det aktivt i beslutningene.

Da blir det også lettere å ligge i forkant og oppdage både muligheter og utfordringer før de blir akutte. På den måten kan du fokusere på videre vekst, med full oversikt over lønnsomhet, likviditet og finansieringsbehov.

Når bør jeg søke kassekreditt?

Vekst krever ofte penger før den betaler for seg, og bedre kontroll på tallene løser likevel ikke behovet for kapital.

Kassekreditt er en avtalt trekkramme på driftskontoen, og du betaler bare renter av beløpet du bruker. Den er enklest å få innvilget mens tallene er gode. Viser analysene dine at veksten vil kreve mer kapital fremover, kan det derfor lønne seg å søke kassekreditt i god tid.