Slik reduserte de manuelt arbeid med 99,5 %

Nippon Sanso var opprinnelig gassdivisjonen til Norsk Hydro. I dag er de det nest største gasselskapet i Norge, og verdens fjerde største innen industrigass. De leverer en rekke spesialgasser til nær sagt alle bransjer, og har over 30 000 kunder i Skandinavia, hvorav 17 000 er i Norge.

– Stort sett overalt der det er industri, finner du en gassflaske, sier Bjørn Skjellaug, CFO for Nord-Europa-regionen.

En flaskehals i betalingsflyten

Tidligere hadde selskapet en egen kredittavdeling med flere ansatte. Men da de så nærmere på betalingsflyten, konkluderte de med at prosessen ikke var effektiv nok.

– Det var mange mennesker involvert, og ting stoppet litt opp. Mye av kundeoppfølgingen var overlatt til selgerne, som ga ujevn prioritering, sier Skjellaug.

En del av problemet var også rollen selskapet hadde hos sin daværende inkassoleverandør.

– Vi var en veldig liten aktør og følte at vi ble mindre og mindre tatt vare på, sier han.

På jakt etter en bedre løsning

De bestemte seg for å lete etter en ny samarbeidspartner og satte opp en liste med kriterier: Det måtte være noen som kunne tilby gode tekniske løsninger, samtidig som de ønsket å gi Nippon Sanso oppmerksomhet og jobbe tett sammen om forbedringer.

– Vi kom ganske raskt i kontakt med Svea og så hva de kunne tilby. Gjennom hele prosessen følte vi at vi fikk det vi var ute etter, og at vi ble tatt seriøst. Vi skjønte at Svea hadde dyktige medarbeidere som kunne implementere det vi trengte, sier Skjellaug.

Mer enn bare effektivisering

Avtalen ble signert, og det kom raskt på plass en integrasjon med ERP-systemet til Nippon Sanso. Svea overtok også purring, inkasso og fakturahåndtering, og Nippon Sanso bruker nå betydelig mindre ressurser på kundeoppfølging. Men Skjellaug understreker at samarbeidet handler om mer enn å få betalingene inn.

– Det at vi kan knytte informasjonen vi får fra Svea opp mot andre leverandører, gjør at vi kan analysere potensiell risiko. Det har gjort at vi kan vaske kundemassen og være mer proaktive, sier han.

Samarbeidet har også gitt en annen effekt som Skjellaug ikke hadde regnet med.

– Det er veldig høy løsningsgrad. Det viser seg at kundene reagerer litt annerledes hvis de får et brev fra Svea, enn hvis de får et brev fra oss. Du kommer litt høyere opp i bunken, sier han.

Lik prosess i tre land

Avtalen startet med norsk fokus, men ble raskt utvidet til å gjelde for hele Skandinavia.

– At Svea kunne tilby tilsvarende tjenester i Sverige og Danmark var en viktig faktor. Å kunne bruke de samme systemene og prosessene i alle tre land har vært en stor fordel, sier Skjellaug.

Han forklarer at standardiseringen av prosessen merkes både internt og hos kundene.

– Det har forenklet både jobben internt hos oss og blitt mer ryddig for kundene, fordi alle blir håndtert likt, sier han.

Et samarbeid som varer

Nippon Sanso er nå i ferd med å flytte ERP-løsningen til skyen, og jobber tett med Svea om oppsettet.

– Hver gang vi møter noen tekniske utfordringer, kontakter vi Svea og finner raskt gode løsninger sammen. Vi får støtte fra kjempedyktige mennesker som er veldig løsningsorienterte, så vi kommer videre, sier han.

Skjellaug understreker at det er nettopp menneskene bak som har skapt suksessen i samarbeidet.

– Vi har beholdt de samme kontaktpersonene hos Svea hele veien, og setter veldig stor pris på samarbeidet. Nå har vi vært på lag i snart syv år, og samarbeidet fungerer like godt i dag som det gjorde i starten, sier han.

Når han skal oppsummere hvorfor samarbeidet har fungert så godt, trekker han frem én ting.