Inkasso og inkassovarsel – hvordan fungerer det?

Hva er inkasso?

Definisjonen på inkasso er: inndrivning av forfalte pengekrav. Inkasso er kort fortalt å purre på forfalte pengekrav. Det er viktig for din bedrift å få inn rettmessige penger for å holde likviditeten god. Med gode rutiner kan inkasso unngås, men hvis det først skjer, er det viktig å forholde seg til inkassoloven.

Som næringsdrivende er du avhengig av å få betalt for det du leverer. Dessverre er det alltid noen kunder som ikke betaler, og du må drive inn de forfalte pengekravene, altså gå til inkasso.

Å kreve inn forfalte pengekrav kan være en omstendelig prosess, og det er viktig at det blir gjort korrekt. Inkassoprosessen er strengt regulert, og det er viktig å ha orden i papirene og opptre profesjonelt. Samtidig er det viktig at man framstår som ryddig og høflig overfor kunden.

Viste du for eksempel at det lønner seg å ha fokus på betaling allerede før du inngår en avtale med dine kunder? Vi anbefaler at du som et minimum har etablert følgende rutiner for å sikre en god prosess, også for de kundene som ikke betaler til avtalt tid.

• En kredittvurdering er en risikovurdering av din kundes betalingsevne og et godt verktøy for å bestemme om kunden må betale på forhånd, eller om de kan få faktura opp til ett gitt beløp.
• Klare og tydelige avtalevilkår for å unngå konflikter.
• Rutiner for å sende purring og/eller inkassovarsel.
• En avtale med et inkassobyrå.

Tips: Viste du at Svea tilbyr både purre og inkassotjenester? Du får tilgang til en egen portal hvor du kan registrere dine ubetalte fordringer, så løser Svea resten. Vi har blitt kåret til årets kundesenter to år på rad, du kan derfor være trygg på kundene dine blir ivaretatt på en god måte.

Bli kunde på 1-2-3 her 

Her guider vi deg gjennom prosessen.

Når har et pengekrav forfalt?

Når du sender ut faktura setter du en betalingsfrist eller en forfallsdato. Begrepene har samme betydning. Du skal kunne disponere pengene på den datoen som er angitt. Dersom datoen faller på en lørdag, søndag eller helligdag skyves forfallsdato til nærmeste påfølgende hverdag.

Tips: Mange bedrifter har en standard de følger, men her er det muligheter til å gi ulik kreditt til ulike kunder. Hvilken betalingsfrist du gir kan ha sammenheng med kredittvurderingen. Selv om du vanligvis gir 30 dagers kreditt, er det ingenting i veien for å sette en kortere frist (for eksempel 14 dager) dersom det er hensiktsmessig. Da er det viktig at dette reguleres i kontrakten, så vilkårene er helt klare.

Hvis faktura ikke betales ved forfall

Vi anslår at rundt 10 - 20 % av fakturaer ikke betales ved forfall. Hva nå?

Du kan sende en purring eller et inkassovarsel allerede dagen etter forfall på faktura, mens du først kan legge på et purregebyr etter 14 dager.

Forslag til rutine for purring av dine kunder:

Dag 5 etter forfall:

Send en betalingspåminnelse på SMS. Ofte skyldes manglende betaling rett og slett en forglemmelse. Skal betalingspåminnelsen sendes til en forbruker må du ha avtalt at elektronisk kommunikasjon kan skje via SMS.

Dag 14 etter forfall:

Send inkassovarsel med purregebyr og 14 betalingsfrist. Purregebyret i 2023 kr 35 (Gebyret er regulert av inkassoforskriften §1-2 (1-20 del av inkassosatsen jf. §1-1 (inkassosatsen)).

Dag 30 etter forfall:

Dersom betaling uteblir, overlat inndrivelsen til et inkassoforetak.

 

Krav til inkassovarslet:

• Overskriften i varslet må være «Inkassovarsel» eller «varsel om inkasso».
• Betalingsfrist på 14 dager.
• En spesifikasjon av hva som kreves (Fakturabeløp, forsinkelsesrente og purregebyr hver for seg).

Hvordan kan purringen/ inkassovarslet sendes?

Inkassovarsel må sendes på en betryggende måte. Dette innebærer at så lenge du har sendt kunden din varslet på en av følgende måter, så er det kunden som er ansvarlig for at varslet kommer frem:

• Dersom du har avtalt med kunden at faktura og purringer skal leveres på en annen adresse enn folkeregistret adresse/ brønnøysundregistret adresse. Dette gjelder også elektroniske kanaler som eksempelvis e-post.
• Adresse registrert i folkeregistrert/brønnøysundregistret.

Inkasso – hva skjer når et krav oversendes inkasso?

Som sagt er det rundt 10 – 20 % av alle fakturaer som ikke betales til forfall. Av disse er det igjen rundt 15 % som går videre til inkasso. Det vil si at dersom prosedyre med purringer og inkassovarsel er gjort korrekt, kan du sende kravet til inkasso.

Du kan velge å føre inkassoprosessen selv etter reglene om egeninkasso, men vi anbefaler å overlate denne delen til ett inkassoselskap eller en advokat (fremmedinkasso).

Det er viktig å være oppmerksom på at inkassoloven kommer til anvendelse ved begge formene for inkasso. Men flere av lovens bestemmelser gjelder bare for «inkassovirksomhet», som er definert i inkassoloven §2.

Med inkassovirksomhet menes inndriving av forfalte pengekrav for andre. Inkassovirksomhet krever konsesjon fra Finanstilsynet, og er strengt regulert.

Steg 1: Innledende kontroll:

Når inkassobyrået mottar et krav til inkasso gjennomføres en innledende kontroll av kravet og kunden din. Dette gjøres for å sikre at inkassobyrået har korrekt informasjon om din kunde og at inndrivelsen skjer i overenstemmelse med god inkassoskikk.

Steg 2: Betalingsoppfordring:

Det sendes en Betalingsoppfordring med 14 dagers frist til din kunde. Oppfordringen påføres et enkelt inkassosalær jf. inkassoforskriftens § 2-2 basert på størrelsen på hovedkravet. Betalingsoppfordringen skal iht. inkassoloven minst inneholde:

• Oppdragsgivers navn
• Hva kravet gjelder • Kravets størrelse og spesifikasjon av hovedkrav og tilleggskrav (renter, gebyrer m.m.)
• En rentespesifikasjon
• En opplysning om at ytterligere omkostninger kan påløpe ved manglende betaling.
• En oppfordring til å fremme eventuelle innsigelser mot kravet.
• I forbrukerforhold skal det også vises til at sluttkunden kan krevde nemndsbehandling etter inkassolovens §22.

Steg 3: Forsøk på minnelig løsning (utenrettslig inndrivelse)

I løpet av denne prosessen vil inkassobyrået forsøke å finne minnelige løsninger som å inngå avtaler om betaling, nedbetalingsavtaler, telefonisk inkasso og tilsvarende utenrettslige aktiviteter. Hvilke rammer som gjelder for disse inndrivelsesmetodene avtales med deg som oppdragsgiver på forhånd, og underveis. De aller fleste inkassosaker løses tidlig, og en profesjonell innstilling kan gjøre stor forskjell. Ofte er det bare en telefon eller en SMS som skal til.

Steg 4: Rettslig inndrivelse eller overvåking

De aller fleste inkassosaker løses på det utenrettslige stadiet, men ved stadig uteblivende betaling vil du som kunde bli presentert en anbefaling og vurdering for videre inndrivelsessteg basert på kredittopplysninger og en inkassoscore. Dersom inkassobyrået anbefaler rettslig inndrivelse, vil dette kun iverksettes etter avtale med deg.

Rettslig inndrivelse innebærer inndrivelse ved tvang igjennom namsmyndighetene. Her kan du få sikret kravet ditt i verdipapirer, løsøre, pant i konto, eiendom eller lønnstrekk.

Overvåking er på den andre siden, en spesialtilpasset prosess der kunden din har midlertidig eller varig redusert betalingsevne.

Dersom kunden din er næringsdrivende, kan det være mulig å få inn kravet gjennom konkurspågang. Det er en prosess som består av konkursvarsel, konkursbegjæring og åpning av konkurs.

Hva om kunden har innsigelser til kravet

Krav der det foreligger en innsigelse/tvist mellom kunde og leverandør, kan ikke sendes til inkasso. Du kan heller ikke sende inkassovarsel på slike krav. Dersom en skyldner klager på en tjeneste eller vare, er kravet omtvistet og inkasso må stoppes umiddelbart.

Vanlige innsigelser kan for eksempel være at kunden mener å ikke ha mottatt faktura, eller er feilfakturert. Noen ganger kan det handle om uenighet om leveransen, da er det viktig å ha en god kontrakt og klare vilkår for handelen.

Slike innsigelser må håndteres i hvert enkelt tilfelle, og kan ikke sendes til inkasso. Dersom man ikke finner en løsning, må saken tas til Forliksrådet. Dersom innsigelsen fra kunden kommer etter at du har startet inkasso må også saken tas til Forliksrådet.

Tips: Dersom det oppstår en tvist er det svært viktig å ha dokumentasjon. Forsøk å ha skriftlig kommunikasjon og ta vare på all dokumentasjon til eventuell videre saksgang.

Følg god inkassoskikk

Du som fordringseier eller inkassobyrået du har engasjert, må opptre i samsvar med god inkassoskikk. Det vil si at man ikke får bruke metoder som utsetter skyldner for urimelig påtrykk, skade, ulempe eller villedelse. Hvis fordringseier eller inkassobyrået bryter kravet om god inkassoskikk, mister man retten til å kreve inkassosalær. Merk at dette ikke gjelder kravet ditt, men kun omkostningene ved inndrivningen.

Under følger noen eksempler på brudd på god inkassoskikk:

• Kunden får feilaktige opplysninger om konsekvensene av at å ikke betale. (Eksempelvis at det sendes et inkassovarsel uten at man har som hensikt å sende kravet til inkasso. Det varsles om rettslig inndrivelse uten av tiltaket blir gjennomført).
• Det kommer frem opplysninger om at saken vil bli kjent for venner eller familie hvis kunden ikke betaler.
• Kunden blir oppsøkt personlig på en krenkende måte, for eksempel på jobben.
• Det drives telefoninkasso utenfor tidsrommene 08 – 21 på hverdager, 10 og 15 på lørdager, eller i det hele tatt på helligdager.
• Det sendes et fiktivt krav eller omtvistet krav til inkasso.
• Det drives for hypping forsøk på telefonisk inkasso (et forsøk per dag, fem forsøk per uke, 15 forsøk per måned).
• Det blir registrert en betalingsanmerkning når kravet er omtvistet.
• Kunden blir tilbudt lån for å dekke fordringen.
• Det iverksettes rettslig inndrivelse mot åpenbart insolvente skyldnere.