Myten om de tre rykkere – hvad siger loven?

Tværtimod kan virksomheder handle langt mere fleksibelt, når det kommer til at inddrive ubetalte fakturaer. Her gennemgår vi reglerne og giver et overblik over de vigtigste aspekter af rykkere, rykkergebyrer og inkasso.

Ingen krav om tre rykkere

Myten om de tre rykkere stammer formentlig fra en udbredt misforståelse eller en ældre praksis, hvor virksomheder af egen drift valgte at sende flere påmindelser. Men faktisk stiller lovgivningen intet krav om hverken én, to eller tre rykkere. Kreditor kan sende en sag til inkasso, så snart en faktura er forfalden.

Inden man gør det, er der dog ét vigtigt lovkrav: Der skal sendes et inkassovarsel. Mange vælger at kombinere dette varsel med en rykker, hvilket gør det muligt at pålægge et gebyr på 100 kr.

 

Rykker, inkassovarsel og inkasso: Hvad er forskellen?

Når en kunde ikke betaler til tiden, er det vigtigt at skelne mellem en almindelig rykker, et inkassovarsel og selve inkassoprocessen. En rykker er grundlæggende en påmindelse om et udestående beløb. Et inkassovarsel har derimod til formål at gøre skyldner opmærksom på, at manglende betaling kan føre til yderligere inkassoskridt og omkostninger.

Det er netop denne forskel, der er central, når spørgsmålet er, hvor mange rykkere før inkasso der skal sendes. Der er ikke et krav om et bestemt antal almindelige rykkere. I stedet skal virksomheden sikre sig, at kravene til varsling er opfyldt, før inkassoprocessen igangsættes.

Nogle virksomheder kan derfor vælge en relativt kort proces, mens andre foretrækker at give kunden flere muligheder for at betale. Hvor mange rykkere inden inkasso en virksomhed vælger at sende, kan blandt andet afhænge af kundeforholdet, beløbets størrelse og virksomhedens kreditpolitik.

Rykkerskrivelser og rykkergebyrer – hvad må du opkræve?

Når en faktura ikke bliver betalt til tiden, kan du som kreditor sende en eller flere rykkere til debitor. Her gælder følgende regler:

Antal rykkere: Du må sende så mange rykkere, du ønsker. Der er ingen krav om tre. Mange virksomheder vælger dog at sende én eller to, inden de overvejer inkasso.

Rykkergebyrer: Du må opkræve et gebyr på 100 kr. pr. rykker, men maksimalt sende tre rykkere med gebyr. Det er her, misforståelsen om ”tre rykkere” ofte opstår: Reglen handler om mængden/antallet af gebyrer, ikke antallet af rykkerskrivelser. Det er ligeledes vigtigt, at du giver minimum 10 dages betalingsfrist, før du sender næste rykkerskrivelse.

Vil du læse mere om selve inddrivelsesforløbet, kan du se vores guide til inddrivelse af fordringer.

Typisk rykkerproces:
Selvom der ikke er krav om at sende tre rykkere, følger mange virksomheder en fast rykkerstruktur som denne.

1. Første rykker: Sendes kort efter forfaldsdatoen som en venlig påmindelse. Der kan eventuelt pålægges et rykkergebyr på 100 kr.
2. Anden rykker: Sendes typisk efter et par uger, med en skarpere tone og en advarsel om, at sagen kan overgå til inkasso. Også her kan der opkræves et gebyr på 100 kr.
3. Tredje rykker (valgfri): Kan fungere som sidste påmindelse inden inkasso, men er ikke et krav. Her vælger mange også at pålægge det sidste mulige gebyr på 100 kr.

 

Hvad bør en rykkerskrivelse indeholde?

En god rykkerskrivelse bør gøre det så enkelt som muligt for kunden at forstå kravet og få det betalt. Det er derfor en fordel tydeligt at angive, hvilken faktura rykkeren vedrører, det oprindelige fakturabeløb, forfaldsdatoen og det aktuelle beløb til betaling. Hvis der er tilskrevet renter eller rykkergebyr, bør det også fremgå tydeligt.

Sørg samtidig for, at betalingsoplysningerne er korrekte og nemme at finde. En manglende betaling skyldes ikke nødvendigvis manglende betalingsvilje. Fakturaen kan være overset, sendt til en forkert mailadresse eller være havnet hos den forkerte medarbejder. En præcis og overskuelig rykker kan derfor i nogle tilfælde være nok til at få sagen afsluttet uden yderligere inddrivelse.

Husk også at gemme dokumentation for de rykkere, der bliver sendt. Det kan være relevant senere i forløbet, hvis der opstår uenighed om kravet, et rykkergebyr eller den kommunikation, der har været mellem parterne.

Dokumentationen kan også være relevant, hvis der efterfølgende opstår spørgsmål til et rykkergebyr, de påløbne renter eller grundlaget for at sende sagen videre til inkasso.

Inkassovarsel – et nødvendigt skridt før inkasso

Hvis rykkere ikke har ført til betaling, og du ønsker at gå videre med inkasso, skal du sende et inkassovarsel. Dette er en formel besked til debitor om, at gælden sendes til inkasso, hvis der ikke betales inden for en fastsat frist (minimum 10 dage). Varslet skal indeholde:

• Oplysninger om den oprindelige gæld og påløbne gebyrer.
• En tydelig advarsel om, at sagen overgår til inkasso ved manglende betaling.
• En klar betalingsfrist samt de nødvendige betalingsoplysninger.

Hvad sker der, når sagen går til inkasso?

Hvis skyldner stadig ikke betaler efter inkassovarslet, kan sagen overdrages til et inkassofirma. Her vil firmaet forsøge at inddrive gælden gennem dialog med skyldner og eventuelt retlige skridt.

• Inkassofirmaet kan pålægge yderligere gebyrer og omkostninger i overensstemmelse med gældende regler.
• Hvis skyldner fortsat ikke betaler, kan sagen ende i retten, hvilket vil medføre yderligere omkostninger.

Rentetilskrivning – hvornår kan du opkræve renter?

Som kreditor har du ret til at opkræve renter på en faktura, der ikke er betalt til tiden. Medmindre andet er aftalt, kan renten beregnes fra forfaldsdatoen.
Den lovbestemte rente – også kaldet procesrenten – er som udgangspunkt 8 % over Nationalbankens officielle udlånsrente og justeres halvårligt.

• Ved B2C (virksomhed til forbruger) gælder procesrenten som standard.
• Ved B2B (handel mellem virksomheder) kan en højere rente opkræves, hvis det er angivet i kreditors handelsbetingelser. Hvis intet er aftalt, gælder også her kun procesrenten.

Renter og gebyrer kan få betydning for de samlede omkostninger i et inkassoforløb. Du kan læse mere om inkassoomkostninger og valg af inkassofirma.

Overvejelser før du sender til inkasso

Inden du sender en sag til inkasso, kan det være værd at overveje:

Relationen til kunden: Er det en kunde, du ønsker at bevare et godt forhold til? I sådanne tilfælde kan en afdragsordning eller generel dialog med kunden være en mere hensigtsmæssig løsning end en inkassoproces.

Dokumentation: Sørg for at kravet er berettiget og du har skriftlig dokumentation for kravet i form af faktura, kontrakt, leveringsaftale og eventuel korrespondance.

Kundeindsigelser: Hvis kunden har gjort indsigelser mod kravet, skal disse vurderes eller afklares, før sagen kan overgå til inkasso. Det er i strid med god inkassoskik at igangsætte inkassoprocessen mod en kunde, hvor der foreligger en reel tvist, hvilket i sidste ende kan give juridisk bagslag.

Omkostninger: Inkasso kan være en ressourcekrævende proces, og det er ikke altid sikkert, at hele gælden bliver inddrevet. I nogle tilfælde kan det være bedre at afskrive gælden og lukke sagen.

Hvad hvis kunden er uenig i fakturaen?

En manglende betaling er ikke altid ensbetydende med, at kunden blot nægter at betale. Kunden kan f.eks. mene, at varen ikke er leveret som aftalt, at arbejdet er mangelfuldt, eller at fakturabeløbet ikke svarer til den indgåede aftale.

Hvis kunden gør indsigelse mod kravet, bør virksomheden derfor undersøge indsigelsen og den underliggende dokumentation. Her kan ordrebekræftelser, kontrakter, leveringsdokumentation, mails og anden korrespondance få stor betydning.

Det understreger samtidig værdien af en systematisk rykkerproces. Hvis faktura, rykkere, kundens eventuelle indsigelser og virksomhedens svar er samlet og dokumenteret, er det lettere at vurdere, hvordan sagen bør håndteres videre.

Eksempel: Sådan kan et rykkerforløb se ud

Forestil dig, at en faktura forfalder den 1. marts, men betalingen udebliver. Kort efter sender du en venlig betalingspåmindelse med oplysninger om fakturanummer, beløb og betalingsfrist.

Hvis kunden fortsat ikke betaler, kan du sende en rykkerskrivelse og eventuelt opkræve et rykkergebyr i overensstemmelse med gældende regler. Reagerer kunden stadig ikke, behøver du ikke sende rykkere igen og igen alene for at nå et bestemt antal. Det vigtigste er, at det nødvendige inkassovarsel bliver sendt korrekt, før sagen eventuelt overdrages til inkasso.

Et fast rykkerforløb gør det lettere at håndtere manglende betalinger konsekvent. Det kan blandt andet beskrive:

• Hvornår der sendes betalingspåmindelser og rykkere
• Hvornår der opkræves rykkergebyr
• Hvem der følger op på kunden
• Hvordan eventuelle indsigelser håndteres
• Hvornår sagen sendes videre til inkasso

På den måde får du en klar proces, der både sikrer en ensartet håndtering af udestående betalinger og overholdelse af de gældende regler.

Opsummering

• Der er ingen lovkrav om at sende tre rykkere – du kan gå til inkasso, når du vurderer det nødvendigt.
• Rykkergebyrer må maks. være 100 kr. pr. rykker, og du kan sende op til tre rykkere med gebyr på, men det er ikke et krav.
• Før inkasso skal du sende et inkassovarsel med en betalingsfrist på minimum 10 dage. Bemærk også, at alle rykkerskrivelser med gebyr skal indeholde en tilsvarende betalingsfrist på mindst 10 dage, ellers har du ikke hjemmel til at opkræve gebyret.
• Renter kan pålægges gælden. Hvis betalingen ikke er modtaget inden aftalt forfaldsdato.
• Det vigtigste er ikke, hvor mange rykkere du sender, men at du har en klar proces for opfølgning og eventuel inkasso.
  
  

Ved at kende reglerne kan du træffe de rigtige beslutninger, når kunder ikke betaler til tiden. Hvis du er i tvivl, kan det være en god idé at søge rådgivning hos et inkassofirma eller en juridisk ekspert. Kontakt os i dag på 70203300 eller udfyld nedenstående kontaktformular for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig med at optimere din inddrivelsesproces og sikre din virksomheds økonomiske sundhed.