Hvad er inkasso? Få styr på betydning, regler og processen

Hvad betyder inkasso?

Inkasso betyder inddrivelse af gæld. Det er en proces, der sættes i gang, når en debitor ikke betaler et udestående beløb inden for den aftalte betalingsfrist.

Inkasso handler altså om at sikre, at en virksomhed får betaling for de varer eller ydelser, den har leveret.

I en inkassosag skelner man mellem to parter:

·         Kreditor: Den virksomhed eller person, der har penge til gode.

·         Debitor: Den kunde eller person, der skylder pengene.

En inkassosag opstår, når et ubetalt krav overgår til en egentlig inddrivelsesproces.

Som virksomhed kan du vælge selv at stå for inddrivelsen, også kaldet egeninkasso, eller overlade opgaven til et professionelt inkassofirma som Svea. Sidstnævnte kaldes fremmedinkasso.

Hos Svea hjælper vi virksomheder med at inddrive ubetalte fakturaer gennem en professionel proces, hvor vi har fokus på både effektiv inddrivelse og respektfuld dialog med skyldner.

Hvordan fungerer inkasso?

Hvis du tænker "inkasso, hvad er det, og hvordan foregår det i praksis?", er det vigtigt at vide, at inkasso typisk består af flere trin.

Hvordan fungerer inkasso så? Processen afhænger af den konkrete sag, men følger som udgangspunkt disse trin:

1.    Fakturaen forfalder: Debitor betaler ikke inden den aftalte betalingsfrist.

2.    Betalingspåmindelse eller rykker: Du kontakter debitor for at gøre opmærksom på den manglende betaling.

3.    Inkassovarsel: Debitor modtager et formelt varsel med mindst 10 dages betalingsfrist, før yderligere inkassoskridt kan iværksættes.

4.    Udenretlig inkasso: Hvis betalingen fortsat udebliver, kan sagen overgå til inkasso, hvor der arbejdes på at finde en løsning gennem dialog med debitor.

5.    Retslig inkasso: Hvis det ikke lykkes at finde en løsning, kan det blive nødvendigt at tage sagen videre gennem retssystemet.

Det er vigtigt at understrege, at en inkassosag ikke nødvendigvis ender i retten. Mange sager kan løses gennem dialog eller en aftale om betaling enten fuld betaling eller betaling gennem månedlige afdrag.

Hos Svea hjælper vi med inkasso i Danmark og inkasso i udlandet, så du kan bruge din tid på at drive din virksomhed.

Hvornår må du sende en kunde til inkasso?

Som udgangspunkt kan du påbegynde processen, når en faktura er forfalden, og kunden ikke har betalt. Før der iværksættes yderligere inkassoskridt, skal kunden dog have modtaget et korrekt inkassovarsel.

Inden du sender en sag videre, bør du sikre dig, at:

·         Fakturaen er korrekt, og betalingsfristen er overskredet.

·         Kunden ikke allerede har betalt eller indgået en anden betalingsaftale.

·         Du har dokumentation for kravet, f.eks. faktura, aftalegrundlag og eventuel korrespondance.

·         Eventuelle indsigelser fra kunden er afværget.

·         Kunden har modtaget et korrekt inkassovarsel, og betalingsfristen er udløbet.

En grundig gennemgang af sagen kan spare både tid og unødvendige omkostninger. Samtidig sikrer du et bedre grundlag for den videre inddrivelse.

Hvad er et inkassovarsel?

Et inkassovarsel er en formel betalingsanmodning, der informerer kunden om, at manglende betaling kan føre til inkasso og yderligere omkostninger.

Ifølge inkassoloven skal kunden have en betalingsfrist på mindst 10 dage fra afsendelsen af varslet.

Et inkassovarsel skal indeholde tilstrækkelige oplysninger til, at kunden kan identificere og vurdere kravet. Det bør derfor tydeligt fremgå:

·         Hvem der kræver betalingen.

·         Hvilken faktura eller gæld henvendelsen vedrører.

·         Hvor stort det skyldige beløb er, inklusive eventuelle renter og gebyrer.

·         Hvornår og hvordan debitor skal betale.

·         Hvilke konsekvenser det kan have, hvis betalingen fortsat udebliver.

Et inkassovarsel kan kombineres med en rykkerskrivelse, hvis de relevante betingelser er opfyldt.

Hvor mange rykkere skal du sende før inkasso?

Mange virksomheder/kreditorer tror, at de skal sende tre rykkere, før en debitor kan sendes til inkasso. Det er dog en udbredt misforståelse.

Der findes nemlig ikke noget lovkrav om, at du skal sende hverken én, to eller tre almindelige rykkere, før du går videre med inkasso.

Du skal derimod sikre, at debitor har modtaget et korrekt inkassovarsel med mindst 10 dages betalingsfrist.

Som kreditor kan du som udgangspunkt opkræve:

·         Maksimalt 100 kr. i gebyr pr. rykkerskrivelse.

·         Gebyr for højst tre rykkerskrivelser vedrørende samme krav.

·         Rykkergebyrer med mindst 10 dages mellemrum mellem de gebyrbelagte rykkere.

Det er desuden en forudsætning, at rykkeren er sendt med rimelig grund.

Selvom flere rykkere ikke er et krav, kan en venlig betalingspåmindelse være en god måde at bevare kunderelationen på og få afklaret, hvorfor betalingen udebliver.

Læs mere i vores artikel Myten om de tre rykkere – hvad siger loven?.

Hvad er forskellen på udenretlig og retslig inkasso?

Når en sag overgår til inkasso, skelner man mellem udenretlig og retslig inkasso.

Udenretlig inkasso

Udenretlig inkasso omfatter den del af inddrivelsen, der foregår uden domstolenes involvering.

Her forsøger inkassofirmaet at finde en løsning gennem dialog med debitor. Det kan f.eks. være ved at aftale fuld betaling eller etablere en afdragsordning, hvis debitor ikke har mulighed for at betale hele beløbet på én gang.

Hos Svea lægger vi vægt på en professionel og respektfuld dialog. Vores erfaring er, at tidlig kontakt og en løsningsorienteret tilgang kan være afgørende for at få en inkassosag afsluttet.

Retslig inkasso

Hvis det ikke er muligt at finde en løsning udenretligt, kan sagen efter en konkret vurdering fortsætte som retslig inkasso.

Retslig inkasso betyder, at domstolene inddrages for at få kravet fastslået eller gennemført.

Ved pengekrav på højst 100.000 kr. eksklusive renter og omkostninger kan den forenklede inkassoproces med betalingspåkrav være en mulighed, hvis kreditor ikke forventer, at debitor vil bestride kravet.

Hvis debitor gør indsigelse eller beløbet er højere end 100.000 kr. kan sagen efter omstændighederne fortsætte som en civil retssag.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at en retslig afgørelse ikke nødvendigvis betyder, at pengene bliver betalt med det samme. Debitor betalingsevne har også betydning for mulighederne for at inddrive gælden.

Læs mere om retslig inkasso.

Hvad sker der, hvis debitor er uenig i kravet?

Hvis en debitor bestrider en faktura, kaldes det en indsigelse.

En indsigelse kan f.eks. skyldes, at debitor mener, at varen ikke er leveret, at arbejdet ikke er udført som aftalt, eller at fakturaen indeholder fejl.

Som kreditor er det vigtigt at undersøge indsigelsen og sikre, at du kan dokumentere dit krav.

Et bestridt krav kan som udgangspunkt ikke fortsætte gennem den almindelige inkassoproces, uden at indsigelsen først er blevet afværget. Hvis parterne ikke kan nå til enighed, kan det være nødvendigt at få kravet afgjort ved retten.

Hos Svea hjælper vi med at vurdere det videre forløb. Det er derfor vigtigt, at du deler relevant dokumentation og korrespondance med os, hvis debitor har gjort indsigelse.

Hvad betyder god inkassoskik?

God inkassoskik er et centralt princip i inkassoloven og betyder, at inddrivelsen skal foregå på en ordentlig og respektfuld måde.

Det indebærer blandt andet, at debitor ikke må udsættes for urimeligt pres, skade eller ulempe.

God inkassoskik handler derfor både om at overholde lovgivningen og om at sikre en professionel behandling af debitor.

For kreditorer er dette særligt vigtigt, fordi en inkassosag ikke nødvendigvis behøver at betyde afslutningen på en kunderelation.

Hos Svea arbejder vi med respektfuld dialog og professionelle inddrivelsesmetoder. Målet er at finde en løsning, der tager hensyn til både kreditors behov for betaling og debitors situation.

Eksempel på en inkassosag

Forestil dig, at din virksomhed har leveret en ydelse til en debitor og sendt en faktura på 18.000 kr. med 14 dages betalingsfrist.

Betalingsfristen overskrides, uden at debitor betaler.

Du kontakter derfor debitor for at høre, hvorfor betalingen mangler. Debitor bekræfter, at fakturaen er modtaget, og lover at betale hurtigst muligt. Alligevel udebliver betalingen.

Du sender herefter et inkassovarsel, hvor debitor får mindst 10 dage til at betale og bliver informeret om, at sagen kan overgå til inkasso ved fortsat manglende betaling.

Hvis debitor stadig ikke betaler, og der ikke er fremsat indsigelser, kan du overdrage sagen til Svea.

Vi kontakter debitor og arbejder på at finde en løsning. Det kan f.eks. være gennem en betalingsaftale eller en afdragsordning.

Hvis sagen ikke kan løses udenretligt, vurderer vi sammen med dig, om det er relevant at tage sagen videre til civilretlig behandling.

Hvad koster inkasso?

Prisen på inkasso afhænger blandt andet af gældens størrelse, hvilken løsning du vælger, og hvordan sagen udvikler sig.

Det er vigtigt at skelne mellem de omkostninger, som din virksomhed selv skal betale, og de omkostninger, der efter gældende regler kan pålægges debitor.

Inkassoomkostninger kan blandt andet omfatte renter, gebyrer, inkassosalær og eventuelle retslige omkostninger. Der gælder lovbestemte begrænsninger for, hvilke beløb der kan opkræves hos debitor.

Hos Svea tilbyder vi forskellige inkassoløsninger afhængigt af din virksomheds behov. Uanset om du har enkelte ubetalte fakturaer eller løbende behov for hjælp til inddrivelse, kan vi hjælpe dig med at finde en løsning, der passer til din virksomhed.

Læs mere om inkassoomkostninger og valg af inkassofirma.

Hvor lang tid tager en inkassosag?

Der findes ikke én fast tidsramme for, hvor lang tid en inkassosag tager.

Nogle sager kan løses hurtigt gennem dialog med debitor, mens andre kræver længerevarende opfølgning, en afdragsordning eller retslig behandling.

Behandlingstiden afhænger blandt andet af:

·         Om debitor reagerer på henvendelserne.

·         Om debitor har mulighed for at betale det skyldige beløb.

·         Om der er indsigelser mod kravet.

·         Om der indgås en betalingsaftale.

·         Om sagen skal behandles ved domstolene.

Jo tidligere du reagerer på manglende betaling, desto bedre muligheder har du som udgangspunkt for at få afklaret sagen.

Det er samtidig vigtigt at være realistisk i virksomhedens likviditetsplanlægning. En igangværende inkassosag er ikke en garanti for, at betalingen kommer inden for en bestemt periode.

Hvordan undgår du ubetalte fakturaer?

Selvom inkasso kan være en nødvendig løsning, er det en fordel at forebygge betalingsproblemer, inden de opstår.

Med klare betalingsbetingelser og en struktureret opfølgning kan du mindske risikoen for, at ubetalte fakturaer udvikler sig til inkassosager.

Vi anbefaler blandt andet, at du:

·         Aftaler tydelige betalingsbetingelser: Sørg for, at debitor kender pris, leverance og betalingsfrist.

·         Sender korrekte fakturaer: Kontrollér, at fakturaen indeholder de nødvendige oplysninger.

·         Følger op på forfaldne betalinger: En hurtig påmindelse kan være nok til at få betalingen på plads.

·         Dokumenterer aftaler og kommunikation: Gem relevant korrespondance, hvis der senere opstår spørgsmål om kravet.

·         Har en fast rykkerprocedure: Det sikrer ensartet opfølgning og mindsker risikoen for, at ubetalte fakturaer bliver overset.

En effektiv faktura- og rykkerproces er ikke kun vigtig for at begrænse tab. Den kan også bidrage til en mere stabil likviditet og frigøre tid til virksomhedens øvrige opgaver.

Hvad gør du, hvis du selv modtager et inkassobrev?

Hvis din virksomhed modtager et inkassobrev, bør du starte med at undersøge, hvad kravet vedrører, og om beløbet er korrekt.

Er fakturaen allerede betalt, eller mener du, at kravet er forkert, bør du kontakte afsenderen hurtigst muligt og fremsende relevant dokumentation.

Hvis du anerkender gælden, men ikke har mulighed for at betale hele beløbet med det samme, kan du kontakte inkassofirmaet for at undersøge mulighederne for en betalingsaftale.

Har du modtaget et brev fra Svea, kan du finde mere information om din sag og mulighederne for betaling på vores hjemmeside.

Få professionel hjælp til inkasso hos Svea

Ubetalte fakturaer kan være både tidskrævende og en belastning for virksomhedens likviditet. Med en professionel inkassopartner kan du overlade arbejdet med inddrivelse til erfarne specialister og i stedet koncentrere dig om din kerneforretning.

Hos Svea har vi mere end 40 års erfaring med inkasso og hjælper virksomheder med at håndtere ubetalte fakturaer professionelt og effektivt.

Vi tilbyder løsninger, der tager udgangspunkt i din virksomheds behov, uanset om du ønsker hjælp til enkelte sager eller en mere omfattende rykker- og inkassoløsning.

Kontakt os på 70203300 for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med inkasso.