Bilanz erstellen: Wie geht das?

Eine Bilanz zu erstellen bedeutet, Vermögenswerte und Schulden übersichtlich gegenüberstellen. Dabei folgt jede Bilanz dem Prinzip von Aktiva und Passiva und muss bestimmte Mindestinhalte enthalten. Das ist auch essentiell für eine Bilanzoptimierung. Wie eine Schlussbilanz aussieht, welche Posten enthalten sind und wie ein Bilanz-Beispiel konkret aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine Bilanz? Definition und rechtlicher Rahmen

Die Bilanz bildet die finanzielle Situation eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. Sie besteht aus zwei Seiten – Aktiva und Passiva –, die stets im Gleichgewicht stehen müssen. Während die Aktivseite das Vermögen zeigt, gibt die Passivseite Auskunft darüber, wie dieses finanziert wurde – durch Eigenkapital oder Fremdkapital.

Im Unterschied zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die vor allem für kleinere Betriebe zulässig ist, stellt die Bilanz eine vollständige und periodengerechte Darstellung aller Vermögenswerte und Schulden dar. Während bei der EÜR nur tatsächliche Zahlungsflüsse zählen, berücksichtigt die Bilanz auch noch nicht bezahlte Forderungen oder Verbindlichkeiten. Damit liefert sie ein umfassenderes Bild der wirtschaftlichen Lage und wird vor allem bei Kreditverhandlungen oder Jahresabschlüssen herangezogen.

Der typische Bilanz-Aufbau folgt einem festen Schema. Auf der Aktivseite stehen unter anderem Anlagevermögen (z. B. Maschinen, Gebäude) und Umlaufvermögen (z. B. Vorräte, Forderungen, Bankguthaben). Die Passivseite listet das Eigenkapital sowie das Fremdkapital in Form von Rückstellungen und Verbindlichkeiten auf. Wer sich an einem Bilanz-Beispiel orientiert oder die Bilanz einfach selbst erstellen möchte, sollte diese Struktur genau kennen.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Wer eine Bilanz erstellen muss, ist gesetzlich geregelt. In Deutschland ergibt sich die Bilanzierungspflicht aus dem Handelsgesetzbuch (HGB): Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG, aber auch viele Personengesellschaften und gewerblich tätige Einzelunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Gewinn über 60.000 Euro im Jahr sind zur Bilanz verpflichtet.

In Österreich ist die Bilanzierungspflicht im Unternehmensgesetzbuch (UGB) verankert. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG müssen grundsätzlich eine doppelte Buchführung führen und jährlich eine Bilanz erstellen. Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind zur Bilanz verpflichtet, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Umsatzerlöse von mehr als 700.000 Euro erzielen – bei Überschreiten der Grenze in nur einem Jahr gilt die Pflicht ab dem übernächsten Jahr.

In der Schweiz regelt das Obligationenrecht (OR) die Vorschriften zur Buchführung und Rechnungslegung. Juristische Personen wie AG oder GmbH sind grundsätzlich bilanzpflichtig. Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen dann eine Bilanz erstellen, wenn sie einen Jahresumsatz von über 500.000 Schweizer Franken erzielen. Darunter genügt eine vereinfachte Buchhaltung mit Aufzeichnung der Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage.

Bilanz erstellen in 5 Schritten

Wer eine Bilanz erstellen möchte, sollte strukturiert vorgehen. Auch wenn viele Unternehmer ihre Bilanz erstellen lassen, ist es hilfreich, den Ablauf zu verstehen – insbesondere für kleinere Betriebe, die die Bilanz selbst erstellen oder zumindest vorbereiten möchten. Die folgenden fünf Schritte zeigen den typischen Ablauf anhand eines einfachen Beispiels.

1. Geschäftsvorfälle erfassen

Im ersten Schritt werden alle relevanten Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres vollständig und korrekt in der Buchführung erfasst. Dazu gehören unter anderem Einnahmen, Ausgaben, Abschreibungen, Verbindlichkeiten, Löhne und Inventurwerte.

2. Abschluss der Buchführung vorbereiten

Alle Buchungskonten werden abgeschlossen und Salden auf die Bilanzkonten übertragen. Dabei wird auch der Jahresgewinn oder -verlust ermittelt.

3. Bilanzposten zuordnen

Nun werden die erfassten Werte den richtigen Positionen auf der Aktiv- und Passivseite zugeordnet. Die Bilanz folgt dabei einem festen Aufbau gemäß § 266 HGB (bzw. entsprechender Vorschriften in Österreich und der Schweiz).

4. Bilanz formell erstellen

Die Bilanz wird zum Bilanzstichtag aufgestellt – meist zum 31. Dezember. Sie enthält eine Gegenüberstellung der Aktiva und Passiva, die sich wertmäßig entsprechen müssen.

5. Aufbewahrung und Einreichung

Die Bilanz muss je nach Rechtsform und Land beim Finanzamt eingereicht und über einen Zeitraum von meist zehn Jahren aufbewahrt werden. Für Kapitalgesellschaften besteht zudem die Pflicht zur Veröffentlichung beim Bundesanzeiger (DE), Firmenbuch (AT) oder Handelsregister (CH).

Beispiel für eine Bilanz

Ein Einzelunternehmen betreibt einen Onlinehandel und erstellt zum 31. Dezember eine Bilanz. Die Aktivseite umfasst Bankguthaben in Höhe von 15.000 Euro, Warenbestand im Lager im Wert von 10.000 Euro sowie offene Forderungen gegenüber Kunden von 5.000 Euro.

Auf der Passivseite stehen Eigenkapital in Höhe von 20.000 Euro und Verbindlichkeiten bei Lieferanten über 10.000 Euro. Damit ist die Bilanzsumme auf beiden Seiten 30.000 Euro – die Bilanz ist ausgeglichen.

Bilanz selbst erstellen oder erstellen lassen?

Ob Sie Ihre Bilanz selbst erstellen oder lieber extern erstellen lassen sollten, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter Unternehmensgröße, rechtliche Vorgaben, buchhalterische Kenntnisse und verfügbare Ressourcen. Kleinere Betriebe mit einfacher Buchführung und Grundkenntnissen im Rechnungswesen können die Bilanz selbst erstellen, insbesondere mit Hilfe von Softwarelösungen.

Sobald jedoch komplexere Geschäftsvorfälle, hohe Umsätze oder rechtliche Offenlegungspflichten hinzukommen, empfiehlt es sich, die Bilanz erstellen zu lassen – etwa durch eine Steuerberatung. Das reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Vor allem für Kapitalgesellschaften ist eine professionelle Erstellung meist unverzichtbar.

Bedeutung der Bilanz für Unternehmensfinanzierung und Liquidität

Eine korrekt erstellte Bilanz ist mehr als eine Pflichtübung im Rechnungswesen – sie bildet die Grundlage für jede fundierte Unternehmensfinanzierung. Nur wer seine Vermögenswerte, Schulden und Eigenmittel strukturiert gegenüberstellt, kann realistische Investitionsentscheidungen treffen und seine Liquiditätsplanung vorausschauend gestalten. Banken, Kreditgeber und Investoren stützen ihre Bonitätsprüfung maßgeblich auf die Qualität und Aussagekraft der Bilanz.

Insbesondere bei alternativen Finanzierungsformen wie dem Factoring spielt die Bilanz eine entscheidende Rolle. Beim Abtreten offener Forderungen prüft der Factoring-Anbieter unter anderem die finanzielle Stabilität des Unternehmens und die Zusammensetzung der Aktiva. Nur mit einer aktuellen und plausiblen Schlussbilanz lassen sich offene Forderungen sinnvoll in die Finanzierung einbeziehen.

Factoring mit Svea

Factoring mit Svea bietet Unternehmen eine flexible Lösung zur Verbesserung der Liquidität – ohne zusätzliche Schulden aufnehmen zu müssen. Da Sie Ihr Geld unmittelbar nach Rechnungsverkauf erhalten, verschaffen Sie sich wertvollen finanziellen Spielraum und entlasten gleichzeitig das Debitorenmanagement. Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ist eine transparente Bilanzstruktur, die die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens realistisch abbildet.

Genießen Sie die Vorteile des Factorings mit Svea: Ob komfortables Full-Service Factoring oder maßgeschneidertes selektives Factoring – wir bieten Ihnen flexible Finanzierungslösungen, die genau zu Ihrem Bedarf passen. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung zu Ihren Möglichkeiten

Unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren