Äntligen - snart kan företagare kasta sina kvitton

Det viktigaste förslaget i utredningen är att det blir möjligt att kasta en pappersfaktura eller ett papperskvitto så fort det har skannats in eller fotograferats i en kvittoapp. Grundregeln är fortfarande att underlagen ska sparas i den form som de togs emot, men det finns en möjlighet att direkt överföra och kasta det ursprungliga materialet.

Det här kommer att ge en reell effekt i det dagliga arbetet för alla företag. Men det förutsätter att ingenting förändras eller försvinner i samband med överföringen. Se till att ha en bra process för detta. Man får ingen andra chans att fotografera kvittot om det blev suddigt första gången och kvittot är slängt, säger Roland Sigbladh, förbundsdirektör på Srf Konsulterna som är branschorganisation inom redovisning och lön.

Kravet att behöva spara papperskvitton och pappersfakturor trots att de fotograferats eller skannats har länge upplevts som onödigt och otidsenligt av företagare, men även av redovisningskonsulter och revisorer. Enligt en tidigare utredning uppgår kostnaden för att spara allt på papper och i pärmar till nästan 4 miljarder kronor om året.

Nuvarande krav ett konkurrenshinder för svenska företag

– Bland jämförbara länder är Sverige ensamt om att ha kvar krav på att arkivera pappersmaterial. Det blir ett konkurrenshinder, eftersom svenska företag inte fullt ut kan utnyttja fördelarna med de digitaliserade bokföringsverktyg som finns på marknaden, säger Roland Sigbladh.

Arkiveringsreglerna är dåligt anpassade till det digitala arbetssätt som många företag övergått till på grund av pandemin. Det gör att räkenskapsmaterial exempelvis måste skickas med post från medarbetarnas bostäder när de jobbar hemma.

Lagändringarna föreslås träda i kraft 1 juli 2022.

En besvikelse är att utredningen inte lämnar något förslag om att höja beloppsgränserna för när ett litet företag måste anlita revisor. I stället anser man att frågan ska utredas vidare. Ett viktigt syfte med revision är att utgöra kontrollfunktion över företagets redovisning och förvaltning. Men i Sverige är 96 procent av företagen ägarledda och har färre än 10 anställda.

Revision är många gånger viktigt men bör vara frivilligt

– Det innebär att det är samma personer som äger och driver verksamheten. Då finns inget behov av en fristående kontrollfunktion för ägaren, säger Roland Sigbladh. Han menar att revision i många fall kan vara viktigt för ett företag. Men det avgörs av varje företags struktur och behov, och det bör vara frivilligt.

– Det finns inget gemensamt behov som gör att man via lagstiftning behöver styra vilka företag som ska ha revision och vilka som kan avstå. Det pågår en internationell trend av avreglering inom flera områden, och det bör även på detta område innebära att revision ska vara ett frivilligt val. Här kommer också den allt skarpare internationella konkurrensen in, menar Roland Sigbladh. Genom att ha väsentligt lägre gränsvärden för revision än andra länder, tvingas svenska företag bära kostnader som konkurrerande länders företag inte har.

– Det hämmar tillväxten för den stora majoriteten av företagen som omfattas av andra regler än sina internationella konkurrenter. De svenska reglerna innebär även etableringshinder för andra länder att verka i Sverige, eftersom man då tvingas till kostnader som inte krävs på företagens nationella marknader, säger Roland Sigbladh.

Frågan om enklare regler för kontrollbalansräkning utreds vidare

En annan sak som inte finns med i utredningen, men som många företagare önskat, är enklare regler om när man ska upprätta kontrollbalansräkning. Den frågan har blivit mer aktuell när minimigränsen för aktiekapitalet nu sänkts till 25 000 kronor. Där bedömer utredningen att det behövs förenklingar, men att den frågan behöver utredas ur ett bredare perspektiv.