Teknologien har endret hvordan vi jobber


Vi snakker mye om de store endringene som kommer – men tenker du over hvor mye teknologi faktisk har endret arbeidshverdagen din? Vi tok en prat med teknologientusiast og bransjerådgiver Morten Evjen om veien fra intern post til chatbots.

Morten Evjen er daglig leder i selskapet Telehjelpen, som tilbyr bedrifter uavhengig hjelp i jungelen av tilbud og priser fra ulike teleoperatører. Med bakgrunn fra teknologi og telebransjen så han behovet for en slik tjeneste, og startet opp Telehjelpen i 2014.

Ny teknologi

Hver mandag formiddag setter Morten Evjen av tid til å holde seg oppdatert, sjekke sosiale medier som Twitter og LinkedIn og relevante nettsider.

Mens han holder seg oppdatert, leser interessante artikler og lærer, jobber teknologien for fullt i bakgrunnen. Synkroniserer bilder, tar back-up av Mac´en, behandler informasjon og holder oversikt over kalenderen, så han kan konsentrere seg om å lese seg opp på interessante innspill.

– Vi tenker nok ikke så ofte over hvor mye teknologien faktisk har endret hvordan vi jobber.  Nå fikk jeg akkurat melding fra Google om at de har synkronisert bildene fra midtsommerfeiring i Sverige i helgen. De har til og med laget en liten videosnutt inkludert musikk for meg. Det er ikke SÅ lenge siden jeg ville måttet vente på papirbilder i posten, som jeg i tillegg måtte betale i dyre dommer for.

Produktivitetsverktøy

Evjen er, som første i Norge, valgt ut som Evernote Community Leader (ECL). Evernote er et produktivitetsverktøy som hjelper deg å huske alt, sømløst mellom ulike enheter som mobilen, nettbrettet og datamaskinen.

– Evernote er et godt eksempel på hvordan teknologien har endret hvordan vi jobber. I dagene før dette intervjuet har jeg kommet på mange ideer og innspill. I stedet for å måtte finne fram penn og papir for å notere ned, og så holde oversikt over hvor jeg har notert ned hva har jeg alt i tilgjengelig i Evernote, og full oversikt både på mobilen og Mac´en.

Det var ikke noe sømløst digitalt over Evjens første jobb, i regnskapsavdelingen i NRK.

– Året var 1991, minnes han. – Alt måtte behandles manuelt, du fikk en faktura, måtte finne rette person å sende den videre til, så sende den med intern post og håpe at vedkommende var tilgjengelig. Det gikk med utrolig mye tid og ressurser på å få rett konvolutt til rett person. Og det gjaldt uansett om beløpet var 20 kroner eller 20 millioner.

Noen som husker dette? I dag jobber de fleste bedrifter på en helt annen måte – med gode integrerte løsninger kan teknologien gjøre jobben og frigjøre ressurser.

Les også: Slik lykkes du med endringer

Integrerte løsninger

– Det har vært helt ekstreme endringer, ikke minst for små og mellomstore bedrifter, som min. Før var integrerte systemer i stor grad forbeholdt de store selskapene, nå er de tilgjengelige for enkeltpersonforetak også. I tillegg synes jeg myndighetene skal ha ros for å ha vært forholdsvis framoverlente her. Som for eksempel ved å tillate bilder av kvitteringer i bokføringen og la mindre bedrifter føre sitt eget regnskap.

Man sier gjerne at teknologi gjør alt så mye enklere, men det er ikke Evjen nødvendigvis enig i. – Alt blir ikke enklere, men det blir bedre! Teknologien gir oss bedre løsninger. Men om det er enklere å få masse e-poster spredd utover dagen enn en bunke post en gang per dag kan jo diskuteres.

E-post ja. Noen som husker da det kom? Det gjør Evjen.

– Etter tiden i NRK begynte jeg i Elkjøp, og ble interessert i teknologi der. Selv om hvitevarene jeg solgte den første tiden ikke var så smarte enda, ler han.

– E-post var oppfunnet, men ikke i bruk. Det er interessant å tenke tilbake på hvordan vi skrev e-poster den gangen, veldig formelt, som brev. Nå er vel e-post nesten på vei ut, og andre løsninger som chat er på vei inn. Da kan du til og med se hvem som er tilgjengelig til enhver tid, og få umiddelbar respons.

Forventer rask respons

– Dette har gjort noe med tidshorisonten vår. Vi vil ha svar nå, på det vi lurer på nå. Ikke om 2–4 dager, som for var standard for 5 år siden. Eller 2–4 timer, som for to år siden. Nå. For å ta et selvopplevd eksempel: for noen uker siden fikk jeg en feilmelding på bilen jeg ikke forstod. Jeg ringte til verkstedet, men de var opptatt, og lovte å ringe meg tilbake. Jeg takket ja, sørget for å være tilgjengelig, men da jeg ikke hadde hørt noe på en halvtime ringte jeg et annet verksted, og fikk hjelp. Da det første verkstedet ringte opp etter fire timer hadde jeg faktisk nesten glemt hele greia. Det er klart dette er en stor utfordring for bedrifter. Kunder forventer umiddelbare svar, ellers går de andre steder.

Da er det viktig at bedrifter legger til rette for å utnytte ressursene.

– Elkjøp gjorde noe veldig smart. De så at kundene begynte å ta kontakt på sosiale medier, og forventet svar. Samtidig visste de at de hadde mange dyktige og engasjerte medarbeidere ute i butikkene. Så de ga dem opplæring i og mulighet til å svare på henvendelser i sosiale medier. Det fungerte veldig bra. Dyktige medarbeidere setter pris på å få ansvar og bruke kompetansen sin. Og bedriften hadde folk «på plass» i butikkens åpningstid, ikke bare kontortiden. Dette er god ressursutnyttelse.

Les også: Hos Lyn Elektro er det stor endringsvilje hos alle ansatte. Det har gitt resultater på topplinja

Tar i bruk egne løsninger

Som leder kan det være en utfordring å styre hvordan medarbeidere tar i bruk teknologi.

– En utfordring bedrifter må forholde seg til framover er «BYOS» – Bring Your Own Software. Altså at medarbeidere tar i bruk løsninger på eget initiativ i jobbsammenheng, og bruker egen software på jobb. Dersom ansatte kommuniserer gjennom apper som Slack – er det de eller bedriften som bruker denne softwaren, og hvem eier informasjonen? Det er en kompleks problemstilling. Samtidig er det viktig å huske på at medarbeidere ofte er gode på å ta i bruk teknologi for å gjøre jobben bedre og enklere. Løsninger som fungerer. For ti år siden hadde vi samme problemstilling når det gjelder «BYOD» – Bring Your Own Device, der medarbeidere valgte å ta med egne enheter på jobb i stedet for bedriftens. Bedriften hadde avtale med Nokia, men ansatte ville bruke iPhone – og tok heller med seg sin egen.  IT-avdelinger over hele landet måtte jo bare gi opp der etterhvert. Samtidig var kanskje de ansattes valg bedre sånn i etterpåklokskapens lys?

Nettopp etterpåklokskapens lys kan være greit å ha med seg som leder innimellom. For mennesker er tilpasningsdyktige, og vi blir fort «vant».  Endringene går fort og det er vanskelig å spå framtiden. Men vi vet tross alt mye om hvordan arbeidslivet faktisk har endret seg og hvor viktig teknologi har blitt.

Talestyring

– Hva vi diskuterer om fem år må jo gudene vite, ler Evjen. Som synes teknologien som fungerer i dag er spennende nok. – Tenk deg at du står på kjøkkenet ditt og sier ut i luften: Alexa, kjør fram bilen. Garasjeporten åpner seg og Teslaen rygger ut. Det er ikke science fiction, denne teknologien finnes og fungerer 100 %. Det handler om AI kombinert med talestyring, og jeg tror det kommer til å bli stort.

– Både Apple, Google og Amazon har varianter, og deres løsninger er allerede på markedet i USA. Enkelt forklart har du små høyttalere plassert rundt i huset som hører hva du sier og gjør det du ber om. Enheten er koblet opp mot internett via Wifi, og det er slike løsninger som vil gi oss smarte hjem. Dette kommer til å føre til store endringer for mange bransjer. Si du åpner kjøleskapet, ser at du mangler melk og slår fast: «Alexa, jeg trenger melk». Så bestiller Alexa melk som leveres med neste leveranse fra dagligvarebutikken. Jeg leste nylig en artikkel om akkurat dette, for Amazon har kjøpt opp dagligvarekjeden Whole Foods, og det tror jeg blir en gamechanger sammen med Amazons nettbutikk og Amazon Go, deres helautomatiske butikk.  For en kombinasjon av digitalt og analogt. Hvilke løsninger de vil komme opp med for å utnytte de aspektene skal bli ekstremt spennende å følge med på.

Endret kundeservice

Et annet aspekt er hvordan teknologi og AI vil endre kundeservice. – Å bruke chatbots til kundeservice vil være effektivt, men mange bedrifter får mye mersalg fra innkommende samtaler – vil chatbotsene være like gode på salg? Eller kan ikke teknologi erstatte det mellommenneskelige? Vil man kanskje få kombinasjoner, der chatbotene fanger opp at man ønsker mer informasjon og så setter over til et menneske?

Det er store endringer som skjer. Samtidig er det fort gjort å glemme hvor mye som faktisk har skjedd.

– Der teknologi har endret arbeidshverdagen min mest er vel at småting som tok lang tid før nå bare blir gjort. Det frigjør tid, så jeg kan bruke mandag morgen på nettopp å holde meg oppdatert på de store spørsmålene, avslutter Evjen.

Les også: Endret kundeadferd krever digital kompetanse

Publisert i kategori

Skrevet av Mona Evensen


Bildet av Morten Evjen er tatt av Tonje Sætnan