Uusi verkkolaskulaki 2020 – mitä se tarkoittaa yrityksille?

Tommi Bergendahl Tommi Bergendahl

EU:n verkkolaskudirektiiviin perustuva verkkolaskulaki astuu voimaan Suomessa 1.4.2020. EU-direktiivi tuo kaikkiin EU-maihin saman laskutusstandardin, jonka tarkoituksena on saada aikaan merkittäviä säästöjä mm. tehokkaamman taloushallinnon myötä. Laki koskee yritysten välistä verkkolaskutusta, eli sähköistä laskutusta, jossa lasku siirtyy lähettäjältä vastaanottajalle konekielisessä muodossa. Mikä muuttuu uuden lain myötä? Entä miksi verkkolaskutus on hyvä asia yrityksille?

Mikä muuttuu verkkolaskulain myötä?

Uusi verkkolaskulaki koskee yrityksiä, jotka myyvät tuotteita tai palveluita yrityksille tai julkishallintoon liittyville toimijoille, ja joiden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Laki ei siis koske kuluttajakauppaa, eikä yrityksiä, joiden liikevaihto jää rajan alle.

Lain astuttua voimaan, on yrityksillä oikeus vaatia laskuttavalta yritykseltä eurooppalaisen standardin mukaisia verkkolaskuja, sekä oikeus hylätä muut kuin direktiivin mukaiset laskut. Laskuttavan yrityksen on siis jatkossa voitava toimittaa laskuja verkkolaskuna asiakkailleen, sillä asiakasyrityksellä on oikeus jättää lasku maksamatta, mikäli laskua on pyydetty verkkolaskuna, eikä sitä ole sellaisena toimitettu.

Vaikka sähköposti- ja paperilaskuja saa edelleen lähettää, jos laskun vastaanottaja sellaisen hyväksyy, kannattaa yritysten kuitenkin siirtyä käyttämään verkkolaskutusta niin pian kuin mahdollista, jotta myyntisaamisten kotiuttaminen hoituu jatkossakin sujuvasti. Verkkolaskutuslain myötä sekä laskuttaja että vastaanottaja voivat hyödyntää enemmän automaatiota prosesseissaan, joten virheiltäkin vältytään, kun manuaalisia vaiheita on vähemmän. 

Mikä verkkolasku on?

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka siirtyy verkon kautta lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään konekielisessä muodossa. Sähköpostitse lähetettävä lasku ei ole verkkolasku, koska se ei täytä verkkolaskun määritelmää.

Verkkolaskutus tekee yritykselle laskutuksesta helpompaa, tehokkaampaa ja nopeampaa, sillä laskutuksen voi hoitaa kokonaisuudessaan verkkolaskutus-ohjelman kautta. Verkkolaskutuslain myötä laskuja ei enää tarvitse postittaa, eikä maksajan enää tarvitse syöttää maksutietoja verkkopankkiin, vaan laskun voi maksaa helposti suoraan järjestelmän kautta.

Verkkolaskun luominen on yhtä helppoa, kun sähköpostilaskun luominen. Lasku luodaan laskutusjärjestelmässä normaaliin tapaan, ja lopuksi valitaan vain toimitus verkkolaskuna sähköpostin sijaan. Verkkolaskun toimittamista varten tarvitaan vain vastaanottajan verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus.

Verkkolaskun maksaminen on paljon helpompaa ja nopeampaa, kun sähköposti- tai paperilaskun maksaminen. Siksi, etenkin laskumäärän ollessa edes hitusen suurempi, on yrityksille paljon helpompaa tehostaa talouden hallintaa vastaanottaa ja maksamalla kaikki laskut verkkolaskuina.

Yrityksille on tarjolla jopa ilmaisia, ja erittäin helppokäyttöisiä, verkkolaskutus-ohjelmia. Laskutusohjelmaa hyödyntämällä yritys täyttää helposti verkkolaskulain mukaiset laskutusvaatimukset ja samalla yrityksen laskutus tehostuu ja manuaaliset työvaiheet vähenevät, kun laskuja ei enää tarvitse liittää sähköposteihin taikka tulostaa, kuorittaa ja postittaa.

Verkkolaskulaki tuo muutoksia, joista on hyötyä

Verkkolaskutuksen sanotaan olevan kaikin puolin huomattavasti edullisempi tapa hoitaa laskutus, kuin mitä paperilaskujen lähettäminen on. Lisäksi uusi laki tuo yrityksille käyttöön uusia palveluita, kuten esimerkiksi tavan kotiuttaa myyntisaatavia tehokkaasti suoraan laskutusjärjestelmän kautta.

Esimerkiksi kotimainen Zervant-laskutusohjelma skaalautuu hyvin monien yritysten lasktutustarpeisiin sekä ominaisuuksiltaan että hinnoittelultaan. Zervant-laskutusohjelmassa on myös mahdollisuus myydä laskut suoraan laskutuspalvelun kautta rahoitusyhtiö Svealle, mikä voi parantaa monien yritysten kassavirtaa, kun asiakkaan maksua ei tarvitse odottaa.

Myös Svean laskurahoituspalvelu siirtyy verkkolaskutuksen piiriin huhtikuusta alkaen, joten rahoitukseen tarjottavat, eli yrityksen myymät laskut tulee jatkossa toimittaa Svealle verkkolaskuna, ellei niitä myydä suoraan laskutusjärjestelmän kautta. Svea puolestaan lähettää laskut maksajalle verkkolaskuna.

Myytävien laskujen toimittaminen Svealle verkkolaskuna on paljon nopeampaa, kuin sähköpostilaskujen toimittaminen. Myös laskujen käsittely hoituu helpommin ja nopeammin, kun laskujen formaatti on standardisoitu, ja ne ovat konekielisessä muodossa, eli järjestelmän luettavissa.

Myytävään verkkolaskuna toimitettavaan laskuun ei myöskään tarvitse lisätä Svean maksutietoja, viitteitä eikä siirtolausekkeita – kun laskun on alusta lähtien luotu verkkolaskuna, voidaan tarvittavat tiedot lisätä laskulle suoraan järjestelmästä.

Jos olet siirtymässä verkkolaskutukseen, lue lisää ja ota käyttöön Zervant-laskutusohjelma.

Tommi Bergendahl Tommi Bergendahl