Tietosuojaseloste

Svea Perintä Oy


1. Rekisterinpitäjä

Svea Perintä Oy (jäljempänä ”Svea”), 0800502-5

Mechelininkatu 1A, 00180 HELSINKI

Marttilankatu 5, 38200 VAMMALA

p. 09-4242 3350, e-mail: perinta@svea.fi

2. Rekisteriin liittyvät yhteydenotot

Svea Perintä Oy

perinta@svea.fi

Puh. 09-4242 3350 

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö: johanna.kurronen@svea.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sekä vireillä olevien että päättyneiden perintäasioiden käsittely, seuranta, hallinta sekä perintätoimenpiteistä päättäminen. Käytössä oleviin perintäjärjestelmiin rekisteröidään perintätoimeksiannot, niihin liittyvät riita- ja rikosasioiden oikeudenkäynnit; konkurssi-, velkajärjestely- ja yrityssaneeraus- ja konsultaatioasiat. Järjestelmiin sisältyy myös myyntireskontratietojen hallinta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Tietojen käsittely perustuu aina joko sopimukseen, suostumukseen, lakiin tai oikeutetun edun suojaamiseen. Tallennamme vain tarpeelliset tiedot. 

Lisäksi käsittelemme rekrytoinnin yhteydessä työnhakijoidemme henkilötietoja. 

Käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen sisältyvät

-       rekisteröityjen yksilöinti ja tunnistaminen

-       yhteystietojen hallinnointi

-       laskutus ja perintätoimenpiteet

-       sopimuksen toteuttaminen, palvelujen hallinnointi ja varmistaminen

-       asiakaspalvelu, johon kuuluu muun muassa asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.

-       hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen

-       anonymisoidun datan analysointi palveluiden kehittämiseksi ja tehostamiseksi

-       lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun muassa laista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä, kuluttajansuojalaista, kirjanpitolaista ja tietosuojalaeista.

-       rekrytointiprosessiin liittyvien toimenpiteiden suorittaminen

-       tietojen luovutus jäljempänä eritellyn mukaisesti

-       rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen järjestäminen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Sähköistä suoramarkkinointia ei kohdenneta velallisasiakkaille.

-       ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen. 

Toimeksiantajat:

-       nimi

-       henkilö-/y-tunnus

-       yhteystiedot

-       yhteyshenkilöiden nimet

-       pankkiyhteystiedot, laskutus- eli myyntireskontratiedot

-       muut toimeksiantajan ilmoittamia ja muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot toimeksiantajasta ja toimeksiannon kohteesta. 

Velallisasiakkaat

-       nimi

-       syntymäaika/henkilötunnus/y-tunnus

-       asiakasnumero ja/tai toimeksiannon numero

-       yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

-       luottotiedot

-       tiedot velasta sekä sen määrästä ja perusteesta

-       asian käsittelyvaiheet ja suoritetut käsittelytoimet

-       päätökset ja täytäntöönpanotoimenpiteet

-       asiaan liittyvät velallisen itsensä ilmoittamat tiedot sekä muut mahdolliset lisätiedot

-       IP-osoite

-       tiedot ulkoisista tietolähteistä (kuten yhteystiedot yhteystietopalveluista)

-       tiedot mahdollisista asiakaspuhelujen nauhoituksista

-       tiedot annetusta asiakaspalautteesta

Työnhakijat

-       nimi

-       Yhteystiedot

-       Syntymäaika- ja paikka

-       kieli

-       valokuva (jos toimitettu)

-       Työhakemuksen tai muutoin rekrytointiprosessin yhteydessä annetut tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta, suosittelijoista, käydyistä kursseista sekä näistä mahdollisesti toimitetut dokumentit ja asiakirjat

5. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin saadaan saatavaa ja velallista koskevia tietoja

-       toimeksiantajalta

-       rekisteröidyltä itseltään

-       luottotietorekisterinpitäjältä (Suomen Asiakastieto Oy, Bisnode Finland Oy)

-       yksityishenkilöiden nimi-, numero- ja osoitetietoja välittäviltä yrityksiltä

-       Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ

-       Väestötietojärjestelmästä

-       viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa

-       esitutkinta- ja oikeusasiakirjoista sekä ulosottoviranomaiselta. 

6. Henkilötietojen luovutukset

Rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, mm. viranomaisen pyynnöstä tai tuomioistuimen päätöksen nojalla. Henkilötietoja luovutetaan lähinnä tuomioistuimelle asian käsittelyn yhteydessä ja ulosottoviranomaiselle täytäntöönpanotoimenpiteitä varten. Lisäksi velallista koskevia tietoja luovutetaan kunkin velan toimeksiantajalle ja tietyissä tapauksissa luottotietorekisterinpitäjälle. 

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Mikäli tietoja jossain tapauksessa on tarpeen siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle ryhdymme riittäviin toimiin varmistaaksemme, että tiedot on suojattu yhtä vahvasti kuin EU/ETA-alueella. Tämä varmistetaan mm. sopimusvelvoittein. Perinnässä tietojen EU/ETA-alueen ulkopuolelle lähettäminen voisi tulla kyseeseen esimerkiksi kansainvälisen perinnän tilanteessa, jossa käytetään paikallista yhteistyökumppania.

7.Rekisterin sisäinen käyttö ja automaattinen käsittely

Rekisteriä käyttävät vain työssään reskontra-, perintä- ja lakiasioita käsittelevät henkilöt. Rekrytoinnin osalta tietoja käsittelee rekrytoinnista vastaavat henkilöt. 

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta (käyttäjätunnus ja salasana). Rekisterin käyttäjää sitoo salassapitovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Rekisterinpitäjällä ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttöoikeuksia varten henkilötietolain mukaisesti. Rekisterin käyttöä valvotaan ja käyttövaltuudet tarkistetaan säännöllisesti. 

Automaattista käsittelyä hyödynnetään perinnässä mahdollisuuksien mukaan käsittelyn nopeuttamiseksi sekä tehostamiseksi. Perinnässä automatisoituja päätöksiä ja profilointia saatetaan soveltuvin osin käyttää perintätoimien arvioinnissa, kuten esimerkiksi sen päättämiseen mikä on kunkin velan kohdalla paras perinnän jatkamistapa. Tähän arviointiin vaikuttaa aiempi maksuhistoria ja luottotietomerkinnät.

8. Rekisteröidyn informointi

Rekisteröityä informoidaan henkilötietoja kerättäessä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavissa rekisterinpitäjän toimipaikassa sekä internet-sivuilla. 

Mahdollisesta puhelun nauhoittamisesta informoidaan rekisteröityä jokaisen puhelun alussa, tai mikäli nauhoitus aloitetaan kesken puhelun, ilmoitetaan tämä ennen nauhoittamisen aloittamista

9. Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun laki ei enää edellytä niiden säilyttämistä. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat kirjanpitolaki (30.12.1997/1336) sekä laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017). Tavanomaisesti tietoja säilytetään seitsemän vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.  

Mahdolliset puhelunauhoitteet säilytetään 12 kuukauden ajan. 

Työnhakijoiden hakemuksia liitteineen säilytetään 12 kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä. Työnhakijan tietojen säilyttäminen perustuu suostumukseen, eli voit koska tahansa ilmoittaa meille, mikäli haluat, että tietosi poistetaan aiemmin. 

Rekisterin manuaalinen aineisto säilytetään rekisterinpitäjän toimipaikassa lukituissa tiloissa, jonne ei ulkopuolisilla ole pääsyä. IT–järjestelmät ovat lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjän toimitiloissa on valvonta- ja hälytysjärjestelmä. IT-järjestelmiin tallennetut rekisteritiedot on suojattu päivitettävin ja ajan tasalla pidettävin tietoteknisin ratkaisuin. Verkkosivustoissa tietoja suojataan SSL-suojatulla yhteydellä.

10.  Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin. Tarkastuspyynnön voi jättää rekisterinpitäjän internetsivujen kautta tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastamista voi pyytää internetsivuiltamme löytyvän lomakkeen kautta tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. 

Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan. 

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai korjaamista

Korjaamme ilman aiheetonta viivästystä rekisteriin talletetun käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Pyyntö tietojen korjaamisesta voidaan esittää rekisterinpitäjälle yllä mainituin yhteystiedoin. Korjaamme virheellisiksi huomatut tiedot myös oma-aloitteisesti. 

Mikäli rekisterinpitäjänä kieltäydymme korjaamasta tai poistamasta jotakin tietoa, annamme ilman aiheetonta viivytystä selvityksen millä laillisella perusteella tietoa ei korjata tai poisteta. 

Oikeus esittää huomautuksia ja valitusmahdollisuus

Vastaamme miellämme mahdollisiin kysymyksiisi koskien tietosuojaoikeuksiasi tai henkilötietojesi käsittelyä ja tallentamista. Voit lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymyksesi yllä mainituin osoitetiedoin. 

Sinulla on mahdollisuus reklamoida henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme toimittamaan reklamaatiot ensisijaisesti osoitteella perinta@svea.fi. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutettu (Ratapihantie 9, 00520 Helsinki), johon voi myös olla yhteydessä, lue lisää tietosuoja.fi